วิธีซิงค์ข้อมูลระหว่างอุปกรณ์หลายเครื่อง

เก็บเอกสารอีเมลปฏิทินและข้อมูลติดต่อของคุณไว้ได้ทุกที่ที่คุณอยู่

ความคล่องตัวที่แท้จริงในยุคดิจิทัลหมายถึงการเข้าถึงข้อมูลสำคัญที่คุณต้องการไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนหรือใช้อุปกรณ์ใดไม่ว่าจะเป็นเดสก์ท็อปในสำนักงานหรือแล็ปท็อปส่วนตัวหรือสมาร์ทโฟนหรือ PDA ก็ตาม นอกจากการ เข้าถึงอินเทอร์เน็ตบนมือถือ แล้วหากคุณทำงานกับอุปกรณ์มากกว่าหนึ่งเครื่องคุณต้องมีโซลูชันหรือยุทธศาสตร์การซิงค์เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีไฟล์ล่าสุดอยู่เสมอ

ต่อไปนี้เป็นวิธีการเก็บอีเมลเอกสารสมุดที่อยู่และไฟล์ไว้ในทุกที่ที่คุณไป

Web Apps และซอฟต์แวร์เดสก์ท็อปสำหรับการซิงโครไนซ์ไฟล์

ด้วยซอฟต์แวร์การซิงค์ไฟล์คุณสามารถทำงานกับเอกสารบนคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งได้และจากนั้นก็เข้าสู่ระบบอุปกรณ์อื่น ๆ (แล็ปท็อปหรือสมาร์ทโฟนเป็นต้น) และใช้งานเอกสารดังกล่าวต่อจากที่คุณทิ้งไว้ ใช่แล้ว - ไม่ต้องส่งอีเมลถึงตัวคุณเองหรือต้องคัดลอกไฟล์ด้วยตนเองผ่านเครือข่าย ซอฟต์แวร์ซิงค์ไฟล์มีอยู่สองประเภท:

บริการการซิงค์บนระบบคลาวด์: แอปพลิเคชันเว็บเช่น Dropbox, iCloud ของ Apple และ Microsoft Live Mesh จะซิงค์โฟลเดอร์ระหว่างอุปกรณ์ของคุณในขณะที่ยังบันทึกสำเนาของโฟลเดอร์ที่แชร์ไว้ทางออนไลน์ การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับไฟล์ในโฟลเดอร์นั้นจากอุปกรณ์เครื่องหนึ่งจะได้รับการอัปเดตจากอุปกรณ์อื่น ๆ โดยอัตโนมัติ คุณยังสามารถเปิดใช้ งานการแชร์ไฟล์ ใช้โทรศัพท์มือถือเพื่อเข้าถึงไฟล์และ - ในบางแอพฯ - เปิดไฟล์บนเว็บไซต์

แอปพลิเคชันบนเดสก์ท็อป: หากคุณไม่สะดวกในการจัดเก็บไฟล์ของคุณทางออนไลน์คุณสามารถติดตั้งซอฟต์แวร์ที่จะซิงโครไนซ์ไฟล์ในเครื่องหรือผ่านทางเครือข่ายส่วนตัว Shareware และโปรแกรมฟรีซิงค์ไฟล์รวมถึง GoodSync, SyncToy ของ Microsoft และ SyncBack นอกเหนือจากการนำเสนอตัวเลือกที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นสำหรับการซิงค์ไฟล์ (เก็บไฟล์ที่แทนที่ไว้หลายเวอร์ชันแล้วกำหนดเวลาในการซิงค์บีบอัดหรือ เข้ารหัสไฟล์ ฯลฯ ) โปรแกรมเหล่านี้มักจะอนุญาตให้คุณซิงค์กับไดรฟ์ภายนอก ไซต์ FTP และเซิร์ฟเวอร์

ดูแอปพลิเคชันการซิงค์แอ็พพลิเคชันเหล่านี้และแอปพลิเคชันอื่น ๆ ที่ใกล้ชิดยิ่งขึ้นในบทสรุปเกี่ยวกับ Apps การซิงค์ไฟล์ที่ดีที่สุด

การใช้อุปกรณ์พกพาเพื่อซิงค์ไฟล์

อีกทางเลือกหนึ่งในการเก็บไฟล์ล่าสุดของคุณไว้กับคุณคือการใช้อุปกรณ์ภายนอกเช่นฮาร์ดไดรฟ์แบบพกพาหรือแฟลชไดรฟ์ USB (บางคนใช้ iPod) คุณสามารถทำงานกับไฟล์โดยตรงจาก อุปกรณ์พกพา หรือใช้ซอฟต์แวร์เพื่อซิงค์ระหว่างคอมพิวเตอร์และไดรฟ์ภายนอก

บางครั้งการคัดลอกไฟล์ไปยังและจาก ไดรฟ์ภายนอก อาจเป็นตัวเลือกเดียวของคุณหากคุณต้องการซิงค์พีซีที่บ้านกับคอมพิวเตอร์ในสำนักงานและแผนกไอทีของ บริษัท ของคุณไม่อนุญาตให้มีการติดตั้งซอฟต์แวร์ที่ไม่ได้รับอนุญาต (อาจไม่อนุญาตให้อุปกรณ์ภายนอกด้วย เสียบดังนั้นคุณควรตรวจสอบกับตัวเลือกเหล่านี้)

การเก็บอีเมลเหตุการณ์ในปฏิทินและที่อยู่ติดต่อไว้ใน Sync

การตั้งค่าบัญชีในโปรแกรมอีเมล: หากเว็บหรือโฮสต์อีเมลของคุณอนุญาตให้คุณเลือกระหว่างโปรโตคอล POP และ IMAP เพื่อเข้าถึงอีเมลของคุณ IMAP เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดสำหรับการเข้าถึงคอมพิวเตอร์หลายเครื่อง: เก็บสำเนาอีเมลทั้งหมดไว้ในเซิร์ฟเวอร์จนกว่าคุณจะลบออก เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงอีเมลฉบับเดียวกันจากอุปกรณ์ต่างๆได้ อย่างไรก็ตามหากคุณใช้ POP ซึ่งจะดาวน์โหลดอีเมลของคุณไปยังคอมพิวเตอร์โดยตรงโปรแกรมอีเมลส่วนใหญ่จะมีการตั้งค่า (โดยปกติจะอยู่ในตัวเลือกบัญชี) ซึ่งคุณสามารถทิ้งข้อความไว้บนเซิร์ฟเวอร์จนกว่าคุณจะลบออก - เพื่อให้คุณได้รับสิทธิประโยชน์เช่นเดียวกับ IMAP แต่คุณต้องค้นหาและเลือกการตั้งค่านี้ในโปรแกรมอีเมลของคุณ

อีเมลรายชื่อติดต่อและปฏิทินบนเว็บ อาจเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการอัปเดตข้อมูลของคุณบนอุปกรณ์หลายเครื่องเนื่องจากข้อมูลถูกจัดเก็บจากระยะไกลบนเซิร์ฟเวอร์คุณเพียงแค่ต้องใช้เบราว์เซอร์เพื่อทำงานกับกล่องจดหมาย / และรายชื่อผู้ติดต่อ ข้อเสียคือถ้าคุณไม่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตคุณจะไม่สามารถเข้าถึงอีเมลของคุณได้จากบริการบางส่วนเหล่านี้ ระบบยอดนิยม ได้แก่ Gmail, Yahoo !, และแม้แต่เว็บเมลของ Microsoft Exchange, Outlook Web Access / Outlook Web App

การซิงค์กับโปรแกรมเดสก์ท็อป: ทั้ง Google และ Yahoo! มีการซิงโครไนซ์กับปฏิทิน Outlook (ผ่าน Google Calendar Sync และ Yahoo! Autosync ซึ่งทำงานร่วมกับ Palm Desktop) Yahoo! one-up Google ด้วยการซิงค์รายชื่อติดต่อและข้อมูล notepad นอกเหนือจากการซิงค์ปฏิทิน สำหรับผู้ใช้ Mac Google มีบริการ Google Sync สำหรับ iCal, สมุดที่อยู่และจดหมาย

โซลูชั่นพิเศษ

การ ซิงโครไนซ์ ไฟล์ Outlook: ถ้าคุณต้องการซิงโครไนซ์ไฟล์. pst ทั้งหมดระหว่างคอมพิวเตอร์ตั้งแต่สองเครื่องขึ้นไปคุณจะต้องใช้โซลูชันของ บริษัท อื่นเช่นเครื่องที่พบในไดเรกทอรี Outlook Sync Tool ของ Slipstick Systems

อุปกรณ์เคลื่อนที่: มาร์ทโฟน และ PDA จำนวนมากมีซอฟต์แวร์การซิงค์ของตนเอง ตัวอย่างเช่นผู้ใช้อุปกรณ์ Windows Mobile มี Windows Mobile Device Center (หรือ ActiveSync ใน XP) เพื่อเก็บไฟล์อีเมลรายชื่อติดต่อและรายการปฏิทินไว้ด้วยกัน ผ่านการ เชื่อมต่อ Bluetooth หรือ USB กับคอมพิวเตอร์ BlackBerry มาพร้อมกับตัวจัดการซิงค์ของตัวเอง บริการ MobileMe ดังกล่าวจะซิงค์ iPhone กับเครื่อง Mac และพีซี นอกจากนี้ยังมีแอปของบุคคลที่สามสำหรับการเชื่อมต่อ Exchange และความต้องการในการซิงค์ข้อมูลอื่น ๆ สำหรับแพลตฟอร์มโทรศัพท์มือถือทั้งหมด