คุณต้องการตอบทุกคนในกลุ่มหรือไม่?
ถ้าเป็นการดีที่จะตอบกลับควรตอบกลับไปให้ดียิ่งขึ้น ขวา?
ไม่เสมอ. หากการตอบกลับมีความสำคัญต่อผู้รับทั้งหมดควรใช้ "reply all" ทั้งหมด
บางสถานการณ์ตอบทุกอย่างเกิดจากอุบัติเหตุที่ผู้รับไม่ทราบว่าตนคลิกหรือแตะตัวเลือกนั้น อย่างไรก็ตามส่วนใหญ่น่าจะเป็นเพราะบุคคลที่ไม่ทราบว่าควรส่งข้อความทั้งหมดเมื่อใด
ไม่ว่าจะด้วยวิธีใดก็ตามโดยทั่วไปจะเป็นที่น่ารำคาญกับคนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับข้อความกลุ่ม นี่คือเหตุผลที่ดีที่สุดที่จะใช้ ตอบทุก อย่างระมัดระวัง
เมื่อตอบกลับทั้งหมด
ใช้คุณลักษณะ Reply to All ของโปรแกรมอีเมลของคุณเฉพาะเมื่อ:
- การตอบกลับของคุณจะต้องมีความสำคัญกับผู้ส่งต้นฉบับและทุกคนในช่อง To: และ Cc: ของอีเมลต้นฉบับ
อย่าตอบทุกอย่างเมื่อ:
- เฉพาะผู้ส่งต้นฉบับเท่านั้นที่ต้องการทราบคำตอบของคุณ
- ความคิดเห็นของคุณจะเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องทราบสำหรับผู้ส่งต้นฉบับและผู้รับอื่น ๆ ไม่กี่ราย
- ทำแบบตอบกลับตามปกติในกรณีนี้จากนั้นเพิ่มผู้รับเลือกด้วยตนเอง คุณสามารถคัดลอกที่อยู่จากอีเมลต้นฉบับได้หากทำได้
- ข้อความของคุณง่ายเหมือน "ขอบคุณ!" หรือ "ฉันด้วย:"
- ขอขอบคุณคุณประกาศว่าอาจส่งผลดี แต่อย่าส่งไปให้ผู้รับอื่นทุกคน เฉพาะผู้ส่งจริงๆต้องตระหนักถึงวิธีที่คุณรู้สึกเกี่ยวกับข้อความไม่ทุกคนอื่น ๆ ในกลุ่ม
คำตอบทั้งหมดถูกสงวนไว้สำหรับกรณีพิเศษเท่านั้น ควรใช้เฉพาะเมื่อคุณต้องการส่งข้อความเดียวกันไปยังผู้รับทุกคนในกลุ่มเท่านั้น มิฉะนั้นถ้าคุณไม่จำเป็นต้องทำเช่นนี้คุณควรตอบกลับเฉพาะบุคคลที่เกี่ยวข้องถึงแม้ว่านั่นอาจหมายความว่าคุณกำลังตอบกลับผู้ส่ง
ตัวอย่างเช่นลองรับอีเมลถามว่าคุณต้องการเข้าร่วมงานเลี้ยงเกษียณในสุดสัปดาห์นี้หรือไม่ แกล้งทำเป็นว่าถูกส่งไปถึง 30 คนอื่น ๆ และคุณถูกถามไม่เพียง แต่ถ้าคุณกำลังจะไป แต่ถ้าคุณสามารถนำอาหารบางส่วนหรือช่วยในทางอื่น
ในสถานการณ์เช่นนี้ มัก ไม่เหมาะที่จะส่งคำตอบให้คนอื่นและอธิบายว่าคุณไม่สามารถไปได้เนื่องจากคุณต้องทำงานในช่วงสุดสัปดาห์นี้และลูกของคุณป่วยอยู่ดีดังนั้นจึงไม่ใช่วันหยุดสุดสัปดาห์ที่ดีสำหรับคุณ รายละเอียดเหล่านี้เกี่ยวข้องกับผู้ส่ง แต่อาจไม่ใช่กับคนอื่นที่ได้รับเชิญ
มี แต่เวลาที่คุณ ควร ตอบกลับทั้งหมดและเมื่อคุณ คาดว่า จะตอบกลับทั้งหมด อาจเกี่ยวข้องกับการอภิปรายกลุ่มเกี่ยวกับโครงการทำงานหรือสิ่งอื่นที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับผู้รับอื่น ๆ
ไม่ว่าคุณจะเป็นแบบไหนคุณควรจะคิดอย่างรอบคอบก่อนที่จะส่ง อีเมลมวล ออกไปให้คนอื่น จะยิ่งแย่ลงเมื่อมีคนเพียงไม่กี่คนที่ตอบกลับข้อความทั้งหมดหลังจากที่อื่น ๆ และคุณได้รับอีเมลโหลในช่วงหนึ่งหรือสองนาที เหล่านี้ไม่เพียง แต่เป็นเรื่องยากที่จะติดตาม แต่ยังน่ารำคาญถ้าคุณไม่จำเป็นต้องอ่าน