คำนึงถึงมารยาทของคุณเมื่อส่งอีเมล
กฎของมารยาทในการส่งอีเมลไม่ได้เป็น "กฎ" ในแง่ที่ว่าตำรวจมารยาทอีเมลจะมาหลังจากคุณถ้าคุณไม่ปฏิบัติตามกฎเหล่านั้น
พวกเขาเป็นแนวทางที่ช่วยหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด (เช่นทำผิดคนเมื่อคุณไม่ได้หมายถึง) และความเข้าใจผิด (เช่นการถูกรุกรานเมื่อคุณไม่ได้หมายถึง)
กฎหลักเหล่านี้ช่วยให้เราสื่อสารกันได้ดีขึ้นผ่านทางอีเมลและจ่ายเงินให้กับพวกเขา
01 จาก 26
ลองอีกครั้งก่อนที่คุณจะส่งข้อความ
ส่งครั้งเดียวดูสองครั้งและหลีกเลี่ยงอีเมลที่น่าอับอายที่มีข้อความไม่ถูกต้องไปที่ผู้รับที่ไม่ถูกต้อง (หรือตกตะลึงผู้รับ) ดังนั้น
- อนุญาตให้ทุกๆข้อความอย่างน้อยสักนาทีหลังจากที่คุณทำเสร็จแล้ว
- ก่อนที่คุณจะแตะหรือคลิก ส่ง
ใน Gmail (และบริการอีเมลและโปรแกรมอื่น ๆ ) คุณสามารถ เปิดใช้งานคุณลักษณะ ที่ยังไม่ได้ส่งมอบซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถยกเลิกการสร้างความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นแม้ในเวลาที่ส่ง ในกรณีที่ไม่สามารถใช้งานได้ให้ลองปล่อยให้ฟิลด์ To: ว่างไว้หรือป้อนที่อยู่อีเมลของคุณเพื่อให้คุณได้รับการเตือนให้จดไว้ก่อนส่ง
02 จาก 26
อย่าตั้งค่าเป็น "ตอบทั้งหมด"
หาก "ตอบ" ดี "ตอบกลับ" ต้องดีกว่า ใช่มั้ย? มากกว่า "
03 จาก 26
เก็บอีเมลสั้น ๆ
อย่าข่มขู่ผู้รับที่มีข้อความมากเกินไป ให้ข้อความของคุณเข้าใจง่ายและเข้าใจแทน มากกว่า "
04 จาก 26
จัดรูปแบบการตอบอีเมลของคุณอย่างถูกต้อง (และขี้เกียจ)
คุณคิดว่าการอ้างอิงข้อความต้นฉบับในการตอบกลับอีเมลของคุณเป็นการทำงานที่ดีหรือไม่? อย่าให้ '>' ข่มขู่คุณ! นี่เป็นวิธีที่สะดวกสบายผ่อนคลายรวดเร็วและยังคงความสะอาดและเข้ากันได้ดีกับการตอบกลับอย่างถูกต้อง มากกว่า "05 จาก 26
เขียนบรรทัดหัวเรื่องอีเมล์ที่ดี
คุณทำผิดพลาดโง่เหล่านี้ในเรื่องอีเมลของคุณหรือไม่ กุญแจสำคัญในการอ่านข้อความของคุณจะไม่เป็นความฉลาด มากกว่า "
06 จาก 26
ล้างข้อมูลอีเมลก่อนที่จะส่งต่อ
การส่งต่ออีเมล เป็นวิธีที่ดีในการแบ่งปันความคิด แต่ให้แน่ใจว่าความคิดเดิมไม่สูญหายไปใน obfuscation มากกว่า "
07 จาก 26
เมื่ออยู่ในข้อสงสัยให้ส่งอีเมลแบบข้อความธรรมดาไม่ใช่ Rich HTML
ไม่ใช่ทุกคนที่สามารถรับอีเมลที่จัดรูปแบบได้ บางคนอาจตอบโต้อย่างคึกคัก เพื่อความปลอดภัยแทนที่จะขอโทษโปรดส่งอีเมลข้อความธรรมดาเฉพาะเมื่อมีข้อสงสัยเท่านั้น มากกว่า "
08 จาก 26
อย่าส่งต่อ Hoaxes ทางอีเมล
การหลอกลวงทางอีเมลมักมีเรื่องราวที่น่าสนใจและทำให้เกิดการระคายเคือง ดังนั้น,
- ไม่ส่งต่อทางอีเมลเรื่องราวที่คุณยังไม่ได้ตรวจสอบตัวเองโดยใช้ตัวอย่างเช่น
- เกี่ยวกับ Urban Legends,
- Skeptoid หรือ
- Snopes.com
09 จาก 26
ใช้ซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสอัปเดตวันที่และค้นหาฟรี
ตรวจสอบว่าคุณไม่ได้แพร่กระจาย เวิร์ม และไวรัสทางอีเมลหรือทำหน้าที่เป็นพาหนะในการแพร่กระจายสแปม ทั้งหมดนี้อาจเกิดจากอีเมลที่เป็นอันตราย โชคดีที่มีการป้องกัน:
- ซอฟต์แวร์ Windows Anti-Virus ยอดนิยม
- ซอฟต์แวร์ Mac Anti-Virus ยอดนิยม
- VirusTotal เพื่อสแกนไฟล์และ URL ออนไลน์
10 จาก 26
อธิบายว่าทำไมคุณส่งต่อ
การสื่อสารที่ดีขึ้นทำให้ความสัมพันธ์ที่ดีขึ้น ในการส่งต่ออีเมลและลิงก์ในแบบที่แบ่งปันข้อมูลที่เกี่ยวข้องและส่งเสริมความสัมพันธ์,
- สะกดออกที่ด้านบนของอีเมลเหตุใดคุณจึงคิดว่าผู้รับจะได้รับความสนใจจากสิ่งที่คุณแชร์
11 จาก 26
อย่าให้คนรู้จักอีเมล์ของพวกเขาได้รับแล้ว
ตัวกรองสแปม ใช้ข้อความหรือไม่? คนอื่น ๆ ที่สำรองคำถามนี้จู้จี้และแจ้งให้ทราบว่าคุณได้รับอีเมลของพวกเขา มากกว่า "
12 จาก 26
ถามก่อนที่คุณจะส่งเอกสารแนบขนาดใหญ่
ห้ามอุดตันระบบอีเมลหรือทำตามที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น
13 จาก 26
คุยเรื่องหนึ่งเรื่องต่ออีเมล์เท่านั้น
ช่วยทำให้โลกไม่สับสน พยายามพูดถึงหนึ่งเรื่องต่อข้อความเท่านั้น สำหรับเรื่องอื่น ๆ ให้เริ่มต้นอีเมลใหม่
14 จาก 26
เรื่องเครื่องหมายวรรคตอน ในอีเมลด้วย
เครื่องหมายจุลภาคเครื่องหมายทวิภาคเครื่องหมายยัติภังค์และเครื่องหมายอัฒภาค - ทั้งหมดมีอยู่ด้วยเหตุผล: ทำให้เข้าใจได้ง่ายขึ้นในความหมายของประโยค อย่าทำให้ชีวิตลำบากและอาจไม่ค่อยน่าสนใจสำหรับผู้รับอีเมลของคุณ ให้ความสำคัญกับเครื่องหมายวรรคตอนมากเกินไป มากกว่า "
15 จาก 26
ใช้อักษรย่อเพียงเล็กน้อย
DYK? ทุกคนไม่รู้จักตัวย่อทุกตัวและคำย่อเหล่านี้จะไม่ช่วยประหยัดเวลาได้มากนัก ดังนั้น,
- ใช้คำย่อเพียงไม่กี่คำและอาจเป็นเพียงกรณีที่คุณมั่นใจได้ว่าผู้รับรู้ความหมายของคำ
- ระมัดระวังด้วยคำย่อทางศาสนาเช่น JFC คุณไม่เคยรู้เลยว่าศาสนาจะเล่นผ่านอีเมลอย่างไร
16 จาก 26
ปรับขนาดรูปภาพให้เป็นสัดส่วนที่มีประโยชน์สำหรับอีเมล
เมื่อภาพถ่ายของคุณดูดีในอีเมลของคุณคุณก็ดูดีด้วยเช่นกัน! นี่คือวิธีตรวจสอบให้แน่ใจว่ารูปภาพของคุณมีขนาดไม่ใหญ่กว่าหน้าจอและกล่องจดหมายโดยการปรับขนาดในรูปแบบออนไลน์และฟรี มากกว่า "17 จาก 26
การเขียนใน Caps ทั้งหมดเป็นเหมือนตะโกน
อย่าตะโกนในอีเมลมากกว่าที่คุณต้องการ ข้อความที่เขียนด้วยอักษรตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดก็ยากที่จะอ่าน มากกว่า "
18 จาก 26
ระมัดระวังกับ Irony ในอีเมล
ไม่มีจริงๆ! ฉันหมายถึงมัน สุจริต!
สื่อที่มีบริบทน้อยเช่นอีเมลไม่เหมาะสมกับการประชดและการเสียดสีแม้ว่าคุณจะรู้จักผู้รับก็ตาม
19 จาก 26
จับภาพพิมพ์โดยการพิมพ์อีเมล์ของคุณ
ทำเช่นนี้สำหรับอีเมลที่มีความสำคัญอย่างเป็นทางการอีเมลล์เกี่ยวกับอาชีพและจดหมายรัก:
- พิมพ์แบบร่างก่อนที่คุณจะคลิก ส่ง
ในสำเนาที่พิมพ์และด้วยดินสออยู่ในมือคุณสามารถพิมพ์เครื่องหมายจุลภาคหรือเครื่องหมายผิดพลาดได้ไม่ต้องใช้ ตัวตรวจสอบการสะกดคำ หรือตัวคุณเองเมื่อตรวจทานบนหน้าจอ
20 จาก 26
วิธีหลีกเลี่ยงอีเมลที่น่าอาย
หลีกเลี่ยงอีเมลที่น่าอับอายด้วยการส่งเฉพาะตัวเองเท่านั้น (โดยค่าเริ่มต้น) คุณสามารถเลือกได้
- ปล่อยให้ฟิลด์ To , Cc และ Bcc ว่างเปล่าทั้งหมดหรือ
- ป้อนที่อยู่ของคุณเองในฟิลด์ถึงก่อนที่คุณจะส่งข้อความ
21 จาก 26
ตั้งนาฬิการะบบให้ถูกต้อง
ตรวจสอบว่าคุณไม่ได้ส่งข้อความจาก 1981; หรือ 3078. เพิ่มเติม»
22 จาก 26
ในข้อสงสัยให้ปิดอีเมลด้วย "ขอบคุณ"
ถ้าคุณไม่ทราบว่าจะพูดลาก่อนในตอนท้ายของอีเมลมีสิ่งหนึ่งที่เกือบจะเหมาะสมเสมอไป ขอบคุณ มากกว่า "23 จาก 26
ที่จะใส่ลายเซ็นของคุณ
หากไม่มีบรรทัดย่อย "ลงชื่อที่นี่" คุณจะตัดสินใจได้ว่าจะวางลายเซ็นอีเมลของคุณที่ใด ดูนี่. มากกว่า "24 จาก 26
สงสัยว่า "วิธีใส่ในการเขียน" เขียน "นั่น"
คุณสังเกตเห็นว่าคนที่คุณเข้าใจได้ดีเมื่อคุณฟังพวกเขากลายเป็นเรื่องลึกลับเมื่อพวกเขาเริ่มเขียน?
อย่าเป็นแบบนั้น บอกให้รู้ว่ามันเป็นอย่างไรและคุณจะพูดอย่างไร (ไม่ใช่ว่าคุณเคยเห็นมันเขียนหรืออาจจะอยู่ในบริบทด้านเทคนิคการศึกษาหรือกฎหมาย)
25 จาก 26
บีบอัดไฟล์ก่อนส่งข้อมูลผ่านทางอีเมล์
เล็กกว่าจะสวยงามมากขึ้นอย่างน้อยก็เมื่อพูดถึงไฟล์แนบในอีเมล ดังนั้นทำให้ไฟล์เล็กลงก่อนที่จะส่งผ่านทางอีเมล มากกว่า "26 จาก 26
หลีกเลี่ยงข้อความ "ฉันเกินไป"
"ฉันเกินไป" ไม่เพียงพอเนื้อหา แต่มันเป็นเรื่องน่ารำคาญมากเกินไป