อีเมลที่ส่งต่อมักมีอักขระและที่อยู่ที่ไม่จำเป็น
เมื่อมีการส่งอีเมลหลายครั้งบ่อยครั้งจะรวบรวมคำอักขระและที่อยู่อีเมลที่ไม่จำเป็นและควรทำความสะอาดก่อนส่งออกอีกครั้ง
ก่อนที่จะส่งอีเมลข้อความไปยังที่อยู่ติดต่อของคุณเองโปรดพิจารณาต่อไปนี้จาก มารยาทอีเมลฉบับย่อ นี้เพื่อประโยชน์ของผู้รับ
วิธีทำความสะอาดอีเมลที่ส่งต่อ
ปฏิบัติตามเคล็ดลับเหล่านี้เพื่อทำให้อีเมลที่ส่งต่อได้ง่ายขึ้น:
ลบที่อยู่อีเมลที่ไม่จำเป็นออก
เมื่ออีเมลถูกส่งต่อโดยไม่มีการแก้ไขใด ๆ มาก่อนผู้รับสามารถดูที่อยู่อีเมลที่มีการส่งข้อความต้นฉบับไป
การดำเนินการนี้อาจเป็นประโยชน์ในบางกรณีที่คุณต้องการให้ผู้รับรายใหม่ดูว่าใครเห็นอีเมลหรือเมื่อส่งข้อความต้นฉบับ แต่ปกติแล้วไม่ใช่เรื่องที่ควรเก็บข้อมูลเหล่านี้ทั้งหมด โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีผู้ใดที่มีผู้รับอื่นเพิ่มข้อมูลใด ๆ ลงในอีเมลจริงๆ
หวีผ่านข้อความและลบหัวเรื่องที่มีที่อยู่อีเมลอื่น ๆ ที่มีการส่งข้อความ
ลบเครื่องหมายที่เกี่ยวข้องกับการทำ Forward
หลังจากที่อีเมลได้รับการส่งต่อไปสองสามครั้งฟิลด์ หัวเรื่อง และเนื้อหาอาจรวบรวมอักขระ ">" หนึ่งหรือหลายอักขระหรือแม้แต่คำพูดทั้งหมดเช่น "ส่งต่อเรื่องนี้" "FWD" หรือ "FWDed" เป็นความคิดที่ดีที่จะลบข้อความเหล่านี้เพื่อทำให้ข้อความโดยรวมลดลง
ในความเป็นจริงการรักษาตัวอักษรเหล่านี้สามารถทำให้ผู้รับคิดว่าข้อความนั้นเป็นสแปมหรือคุณไม่สนใจพอที่จะลบอีเมลเหล่านี้ทิ้ง
พิจารณาสีและขนาดของข้อความ
เป็นเรื่องธรรมดาสำหรับอีเมลที่ส่งต่อไปเพื่อดำเนินการในลักษณะเดียวกันซึ่งโดยปกติจะเป็นข้อความที่มีขนาดแตกต่างกันและมีสีมากกว่าหนึ่งสี การอ่านนี้มักเป็นการยากที่จะอ่านและสามารถบังคับให้ผู้รับลบข้อความทั้งหมดเป็นสแปมได้
พยายามปรับเปลี่ยนอีเมลเพื่อให้อ่านได้ง่ายขึ้น
เขียนใกล้ด้านบนของข้อความ
ความคิดเห็นใด ๆ ที่คุณต้องการเพิ่มลงในอีเมลที่ส่งต่อควรอยู่ที่ด้านบนสุดของอีเมลเพื่อให้ผู้รับสามารถเห็นคำพูดของคุณได้อย่างชัดเจนก่อน
คุณอาจเขียนเกี่ยวกับอีเมลที่เกี่ยวกับหรือเหตุผลที่คุณส่งต่อ แต่ไม่ว่าเหตุผลของคุณคืออะไรควรมองเห็นได้ชัดเจนที่ด้านบนมิฉะนั้นผู้รับจะไม่เห็นจนกว่าจะอ่านข้อความ ข้อความทั้งหมด
สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือความคิดเห็นของคุณที่จะผสมผสานและตีความผิดในข้อความในข้อความต้นฉบับ
ทางเลือกในการส่งต่อแบบปกติ
ทางเลือกหนึ่งในการส่งต่อข้อความคือการบันทึกอีเมลไปยังไฟล์แล้วแนบข้อความเป็นไฟล์แนบอีเมล โปรแกรมรับส่งเมลบางประเภทมีปุ่มสำหรับนี้เช่น Microsoft Outlook สำหรับคนอื่นลองดาวน์โหลดอีเมลเป็นไฟล์เช่นไฟล์ EML หรือ MSG แล้วส่งออกเป็นไฟล์แนบเป็นประจำ
อีกทางเลือกหนึ่งคือเพียงคัดลอกข้อความต้นฉบับแล้ววางเป็นข้อความธรรมดาเพื่อหลีกเลี่ยงการคัดลอกรูปแบบการจัดรูปแบบแปลก ๆ หรือสีที่ไม่อยู่ในสถานที่ นอกจากนี้อย่าลืมใส่ข้อความที่ส่งต่อไว้ในเครื่องหมายคำพูดเพื่อให้ผู้รับใหม่สามารถเห็นได้อย่างชัดเจนว่าส่วนใดของอีเมลไม่ได้มาจากคุณ