การตัดสินใจว่าแพ็คเกจ EDMS ใดเหมาะสำหรับงานที่คุณทำคือกุญแจสำคัญในการใช้ขั้นตอนการจัดการเอกสารในสำนักงานของคุณอย่างประสบความสำเร็จ ลองมาดูห้าแพคเกจที่ใหญ่ที่สุดออกมีและชั่งน้ำหนักข้อดีข้อเสียของพวกเขาก่อนที่คุณจะซื้อ
01 จาก 05
การทำงานร่วมกันของห้องนิรภัย
การทำงานร่วมกันของ Autodesk Vault มีให้เลือกสองแบบ ได้แก่ ห้องนิรภัยสำหรับ AEC และห้องนิรภัยสำหรับการผลิต ขึ้นอยู่กับประเภทของงานที่คุณทำสิ่งเหล่านี้แน่นอนจะทำให้คุณมีเครื่องมือ EDMS ทั้งหมดที่คุณต้องการ เนื่องจากห้องนิรภัยเป็นผลิตภัณฑ์ของ Autodesk คุณจึงมั่นใจได้ว่าได้รับการพัฒนาอย่างเต็มที่และผสานรวมเข้ากับซอฟต์แวร์ออกแบบ Autodesk ที่เหมาะสม แต่ละโปรแกรมได้ขยายฟังก์ชันการทำงานถ้าคุณใช้แนวดิ่ง AutoCAD เป็นชุดการออกแบบหลักของคุณ ไม่ได้หมายความว่าห้องนิรภัยจะทำงานร่วมกับโปรแกรมเหล่านั้นได้ไม่ จำกัด ห้องเก็บของทำงานร่วมกับ MicroStation และผลิตภัณฑ์ทั้งหมดของ Microsoft Office เช่นกัน แต่จุดแข็งที่แท้จริงของมันอยู่ที่ความสามารถในการเชื่อมต่อกับชุดออกแบบต่างๆของ Autodesk
ทีมงานของเราทำงานในสาขา Infrastructure และ Civil 3D เป็นซอฟต์แวร์ออกแบบหลักของเรา ด้วยเหตุนี้เราจึงเปลี่ยน บริษัท ทั้งหมดของเราออกจาก Meridian และ Over Vault AEC Collaboration เนื่องจากประโยชน์ที่เพิ่มขึ้นนี้ทำให้เราสามารถแชร์ข้อมูลในไฟล์ต่างๆที่ไม่มีซอฟต์แวร์ EDMS อื่น ๆ สามารถให้ได้ เนื่องจาก Civil 3D สร้างข้อมูลการออกแบบ (การจัดแนวพื้นผิว ฯลฯ ) ทั้งหมดภายในรูปวาดเดียวคุณต้องสร้างการอ้างอิงข้อมูลเพื่อให้ผู้ใช้สามารถแบ่งปันข้อมูลดังกล่าวในไฟล์ได้ด้วยตนเอง Vault AEC มีฟังก์ชันการทำงานที่มีอยู่แล้ว: เมื่อคุณปิดไฟล์ภายใน Civil 3D ห้องนิรภัยจะแทรกแซงและถามว่าคุณต้องการแบ่งปันข้อมูลการออกแบบดังกล่าวกับรูปวาดอื่น ๆ ทั้งหมดในโครงการห้องนิรภัย คลิกเพียงครั้งเดียวของปุ่มและสิ่งที่ครั้งหนึ่งเคยสับสนกระบวนการด้วยตนเองจะทำในลักษณะที่สอดคล้องและมีประสิทธิภาพ
มีการรวมระบบอื่น ๆ อีกหลายอย่างระหว่างห้องนิรภัยและผลิตภัณฑ์ AutoCAD เช่นการเชื่อมโยงอัตโนมัติไปยัง ตัวจัดการชุดรูปแบบ เพื่อให้คุณสามารถสร้างชุดรูปวาดทั้งหมดได้ในขั้นตอนเดียวและมีการบล็อกชื่อของคุณและแผ่นปกอัปเดตโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเปลี่ยนคุณสมบัติของโครงการและเพิ่มหรือลบไฟล์ ห้องนิรภัยเป็นชุด EDMS ที่มีประสิทธิภาพและสามารถปรับแต่งได้และจะได้รับคำแนะนำสูงสุดสำหรับทุกคนที่ใช้ผลิตภัณฑ์ Autodesk เป็นประจำ มากกว่า "
02 จาก 05
Meridian Integration
Meridian Integration เป็นแพ็คเกจ EDMS ที่มีประสิทธิภาพมากซึ่งมีฟังก์ชั่นการผสานรวมที่ทันสมัยที่สุดในตลาด Meridian ทำงานร่วมกับแพคเกจซอฟต์แวร์ที่สำคัญ ๆ ที่คุณมีอยู่ในระบบของคุณและมีอินเทอร์เฟซที่พัฒนาขึ้นอย่างยอดเยี่ยมสำหรับระบบ CAD ทั้งหมดที่มีอยู่ แม้ว่าจะไม่ได้มุ่งเน้นไปที่อุตสาหกรรม AEC ใด ๆ ก็ตาม Meridian มีตัวควบคุมทั่วไปที่ดีสำหรับการรวมเข้ากับ AutoCAD มาตรฐาน MicroStation และแพคเกจการร่างอื่น ๆ ของคุณ นอกเหนือจากนี้ Meridian ยังเปิดส่วนติดต่อผู้ใช้ที่สามารถตั้งโปรแกรมได้ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อปรับแต่งโปรแกรมเพื่อเข้าถึงฟังก์ชันต่างๆภายในระบบ CAD เหล่านี้ได้
scalability ที่เป็นหนึ่งในจุดแข็งของ Meridian; จริงๆคุณสามารถปรับโปรแกรมเพื่อกระบวนการไหลของคุณเองด้วยการเขียนโปรแกรมเพียงเล็กน้อย หากคุณไม่มีโปรแกรมเมอร์ให้กับพนักงานผู้ค้าปลีกส่วนใหญ่มีการปรับแต่งในราคาที่สมเหตุสมผล เราใช้โปรแกรมนี้ในตำแหน่งปัจจุบันของเราในช่วงทศวรรษที่ดีกว่าและเราได้รวบรวมคุณลักษณะการประหยัดเวลาจริงบางอย่างไว้ด้วยการลงทุนน้อยที่สุด การโยกย้ายโครงการการวางแผนแบทช์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และการปรับแต่งอื่น ๆ อีกครึ่งโหลได้ช่วยให้เรานับพัน ๆ ชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้นับไม่ถ้วน
ความสามารถของ Meridian ในการติดตามการเปลี่ยนแปลงไปยังไฟล์สร้างการสำรองข้อมูลและการแก้ไขด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียวและเพื่อดูและไฟล์บรรทัดสีแดงโดยไม่จำเป็นต้องเปิดภาพวาดจริงเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยม ฉันจะเตือนคุณว่าเป็นระบบที่ซับซ้อนและมีเส้นโค้งการเรียนรู้ที่ชัดเจนซึ่งเกี่ยวข้องกับการทำให้ผู้ใช้ของคุณรู้สึกสบายใจ Meridian เป็นผู้คิดค้น Autodesk Inventor มาก แต่ก็สามารถกำหนดค่าได้เพื่อปรับตัวให้เข้ากับอุตสาหกรรมต่างๆไม่ได้เป็นปัญหาเลย เมื่อทำงานร่วมกับ Inventor แม้ว่าจะเป็นงานที่มหัศจรรย์ในการสร้างแคตตาล็อกชิ้นส่วนการตรวจสอบคอมโพเนนต์การแก้ไขและสร้างไฟล์ภาพ ถ้า Inventor เป็นโปรแกรมออกแบบหลักของคุณ Meridian เป็นแพคเกจสำหรับคุณอย่างแน่นอน มากกว่า "
03 จาก 05
เก่ง
เชี่ยวชาญจาก Synergis Software เป็นซอฟต์แวร์วิศวกรรมการจัดการเอกสารที่มีคุณสมบัติครบถ้วนซึ่งมีขั้นตอนหลักมาตรฐานทั้งหมดที่คุณอาจพบในระบบ EDMS ขั้นสูงใด ๆ ช่วยให้สามารถกำหนดค่าเมตาดาต้าได้เต็มรูปแบบของเขตข้อมูลที่กำหนดเองตรวจสอบ / ออกจากเอกสารโดยผู้ใช้การควบคุมเวอร์ชันและเส้นทางการตรวจสอบเพื่อติดตามว่าใครทำอะไรบ้างและเมื่อใดกับไฟล์ทั้งหมดของคุณ
Adept เน้นหนักในอุตสาหกรรมการผลิตและรวมเข้ากับโปรแกรมเช่น Inventor และ SolidWorks ซึ่งหมายความว่า Adept มีความสามารถในการเชื่อมโยงโดยตรงกับรายการวาดภาพเช่นแอตทริบิวต์และบล็อกชื่อเพื่อสร้างชิ้นส่วนและคลังรายการวัสดุโดยอัตโนมัติ Adept ยังมีไคลเอนต์แบบรวมที่รันอยู่ภายในซอฟต์แวร์ AutoCAD ใด ๆ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงโครงสร้างแฟ้มโครงการได้โดยไม่จำเป็นต้องออกจาก AutoCAD ในทำนองเดียวกัน Adept ได้รวมเข้าไว้ในสายผลิตภัณฑ์ MicroStation ของ Bentley อย่างเท่าเทียมกัน
เนื่องจากการรวมตัวกับ SolidWorks จาก Dassault จึงเป็นองค์ประกอบที่แข็งแกร่งที่สุด ผู้ใช้สามารถเข้าถึงชิ้นส่วนและแอสเซมบลีเรียกใช้การสอบถามสถานะได้แม้กระทั่งการค้นหาผ่านการปรับปรุงหลาย ๆ และอัพเดตองค์ประกอบของการออกแบบของตนโดยอัตโนมัติผ่านทาง Adept Task Pane ซึ่งทำงานโดยสมบูรณ์ภายใน SolidWorks ผ่านบานหน้าต่างนี้คุณสามารถเรียกดูส่วนใดส่วนหนึ่งหรือประกอบและวางเมาส์เหนือเมาส์เพื่อดูคำแนะนำเครื่องมือที่แสดงสถานะปัจจุบันของแต่ละส่วน คุณยังสามารถคลิกขวาที่ไฟล์ใด ๆ ในฐานข้อมูลเพื่อเปิด / แก้ไขได้โดยไม่ต้องออกจากไฟล์ที่เปิดอยู่ ประหยัดเวลามาก: คุณสามารถปรับเปลี่ยนชิ้นส่วนของการออกแบบของคุณได้ทันทีและทันทีที่เห็นการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นสะท้อนให้เห็นในแผนโดยรวมของคุณโดยไม่จำเป็นต้องปิดไฟล์
ค่าลบเพียงอย่างเดียวของ Adept ก็เป็นค่าบวกที่ใหญ่ที่สุดนั่นก็หมายความว่าสำหรับอุตสาหกรรมการผลิต ถ้าเป็นโลกของคุณแล้ว Adept อาจเป็น EDMS ที่เหมาะสำหรับคุณ หากงานของคุณเป็นหลักในอุตสาหกรรมอื่น ๆ ของ AEC แม้ว่าคุณอาจต้องการหลีกเลี่ยงแพคเกจนี้และมองหาบางสิ่งที่เหมาะสมกับสิ่งที่คุณทำ มากกว่า "
04 จาก 05
AutoEDMS
AutoEDMS จาก ACS Software เป็นซอฟต์แวร์ด้านการจัดการเอกสารทางวิศวกรรมที่สามารถอุทธรณ์ไปยัง บริษัท ขนาดเล็กได้ AutoedMS มีการเช็คอิน / ออกมาตรฐานเวิร์กโฟลว์การแก้ไขและการควบคุมการบล็อกชื่อที่คุณคาดว่าจะเห็นได้ในทุกแพ็คเกจ EDMS แต่นอกเหนือจากนั้นจะทำให้สิ่งต่างๆค่อนข้างง่าย AutoedMS ไม่มีข้อมูลขั้นสูงและชิ้นส่วนที่เชื่อมโยงกับคู่แข่งจำนวนมากหรือมีเครื่องมือปรับแต่งระดับไฮเอนด์และการรวมระบบของโปรแกรมขนาดใหญ่ ไม่จำเป็นต้องเป็นสิ่งที่ไม่ดี บางครั้งอินเทอร์เฟซที่เรียบง่ายคือสิ่งที่คุณต้องการดังนั้นทำไมต้องซื้อโปรแกรมที่ให้คุณมากกว่าที่คุณเคยใช้
AutoEDMS เป็นระบบการจัดการเอกสารทั่วไปเพื่อให้สามารถควบคุมฐานข้อมูลส่วนกลางสำหรับจัดเก็บและจัดการกับไฟล์ของคุณแทนที่จะมุ่งเน้นไปที่แพคเกจการออกแบบที่เฉพาะเจาะจงสำหรับอุตสาหกรรม จะรวมเข้ากับ AutoCAD, MicroStation, SolidWorks และผลิตภัณฑ์อื่นที่คล้ายคลึงกัน แต่ไม่ได้นำเสนอข้อมูลที่ขยายอย่างเต็มที่ซึ่งเชื่อมโยงกับแพคเกจ EDMS อื่น ๆ
หากคุณต้องการย้ายเข้าสู่ EDMS เป็นครั้งแรกนี่อาจเป็นทางเลือกที่ดีสำหรับคุณ อินเทอร์เฟซที่เรียบง่ายจะทำให้พนักงานของคุณรู้สึกสบายใจกับแนวคิดพื้นฐานในการจัดการเอกสารโดยไม่ทำให้เกิดความสับสนในเรื่องที่มีฟังก์ชันขั้นสูงมากมายที่คุณอาจไม่จำเป็นต้องใช้ เริ่มต้นด้วยซอฟต์แวร์ขนาดเล็กเช่นนี้และให้เวลากับตัวเองและพนักงานให้สบายในสภาพแวดล้อม EDMS ก่อนที่จะย้ายไปใช้แพคเกจที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นซึ่งเชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมของคุณ มากกว่า "
05 จาก 05
ควบคุม Central
Content Central จาก Ademero เป็นชุดการจัดการเอกสารที่ตรงกว่าระบบ EDMS แต่เนื่องจากไม่อนุญาตให้คุณจัดเก็บและเข้าถึงไฟล์ประเภทใดก็ได้โดยใช้โปรแกรมเนทีฟของตนเราจึงตัดสินใจที่จะรวมเนื้อหานี้ไว้ที่นี่ Content Central เป็นระบบการจัดการไฟล์แบบขยายซึ่งช่วยให้คุณเก็บไฟล์ใด ๆ และทั้งหมดภายในโครงสร้างโฟลเดอร์ของโครงการที่กำหนดไว้และกำหนดข้อมูลเพิ่มเติมให้กับทุกไฟล์ภายในโครงสร้างดังกล่าว มีคุณสมบัติการเช็คอิน / เอามาตรฐานและมีเครื่องมือสำหรับการตั้งชื่อไฟล์และการจัดทำดัชนีโดยอัตโนมัติ
ไม่เหมือนแพ็คเกจ EDMS อื่น ๆ ส่วนใหญ่ Central Control ยังมีฟังก์ชันการทำงานที่มีอยู่ในตัวสำหรับการสแกนเอกสารและใช้คุณสมบัติการรับรู้อัตโนมัติเพื่อตรวจสอบว่าพวกเขาอยู่ที่ไหนและอยู่ที่ไหนภายในโครงการของคุณ ที่สามารถเป็นคุณลักษณะที่ดีมากสำหรับการจัดการกับใบแจ้งหนี้และสัญญาจากที่ปรึกษาและลูกค้า โปรแกรมนี้ยังมีระบบที่ดีสำหรับการตรวจสอบการอนุมัติและการแชร์ / ร่วมมือกับไฟล์กับผู้ใช้รายอื่น
จากมุมมองด้านวิศวกรรมแพคเกจนี้ค่อนข้าง จำกัด ไม่มีชุดรวมที่คุณอาจต้องการด้วยชุดออกแบบของคุณและไม่มีปลั๊กอินง่ายๆสำหรับการเข้าถึงฐานข้อมูลจากภายในซอฟต์แวร์อื่น ๆ ส่วนใหญ่ของการจัดการไฟล์ของคุณมีวัตถุประสงค์เพื่อทำโดยตรงผ่านลูกค้า Control Central ซึ่งเพิ่งเปิดไฟล์ของคุณในโปรแกรมที่สร้างขึ้นเมื่อคุณดับเบิลคลิกที่พวกเขา ซอฟต์แวร์นี้ดูเหมือนจะมุ่งเน้นไปที่รูปแบบการจัดการสำนักงานทั่วไปมากกว่าวิศวกรรม แต่ก็มีคุณสมบัติที่ดีที่สามารถนำไปใช้กับ บริษัท ขนาดเล็กถึงขนาดกลาง มากกว่า "