แม้ว่าการสูญหายของข้อมูลจะส่งผลต่อทุกคนที่ใช้คอมพิวเตอร์ แต่ปัญหาเหล่านี้เป็นปัญหาโดยเฉพาะสำหรับผู้ที่ใช้ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ
ไม่มีอะไรน่าผิดหวังมากไปกว่าการสูญเสียเอกสารสำคัญที่คุณใช้เวลามากในการสร้างมาโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเป็นเหมือนผู้ใช้ส่วนใหญ่ที่สร้างเอกสารโดยตรงบนคอมพิวเตอร์และไม่ได้รับประโยชน์จากสำเนาที่เขียนด้วยลายมือ
เรามักได้รับคำถามจากผู้ใช้ที่ต้องการกู้คืนไฟล์ที่หายไปและโชคไม่ดีที่ถึงเวลาแล้วมันก็สายเกินไปที่จะช่วยได้เนื่องจากความเสียหายได้ทำไปแล้ว วิธีเดียวในการกู้คืนไฟล์ที่สูญหายคือเรียกคืนข้อมูลจากการสำรองข้อมูลและด้วยเหตุนี้จึงเป็นเรื่องสำคัญที่ต้องมีระบบป้องกันข้อมูลสูญหาย
นี่คือสิ่งที่เราแนะนำเพื่อป้องกันข้อมูลสูญหาย
1. อย่าเก็บเอกสารของคุณไว้ในไดรฟ์เดียวกับระบบปฏิบัติการของคุณ
แม้ว่าประมวลผลคำส่วนใหญ่จะบันทึกไฟล์ของคุณในโฟลเดอร์เอกสารของฉัน แต่นี่เป็นสถานที่เลวร้ายที่สุดสำหรับพวกเขา ไม่ว่าจะเป็นความผิดพลาดของซอฟต์แวร์หรือไวรัสปัญหาคอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่มีผลต่อระบบปฏิบัติการและอาจเกิดปัญหาเฉพาะคือฟอร์แมตไดรฟ์และติดตั้งระบบปฏิบัติการใหม่ ในกรณีดังกล่าวทุกอย่างบนไดรฟ์จะหายไป
การติดตั้งฮาร์ดไดรฟ์ตัวที่สองในคอมพิวเตอร์ของคุณเป็นวิธีต้นทุนที่ค่อนข้างต่ำในการดูแลปัญหานี้ ฮาร์ดไดรฟ์ภายในที่สองจะไม่ได้รับผลกระทบหากระบบปฏิบัติการเสียหายและสามารถติดตั้งได้ในคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นหากคุณต้องการซื้อไดรฟ์ใหม่ ยิ่งไปกว่านั้นคุณจะประหลาดใจว่าการตั้งค่าเหล่านี้ง่ายเพียงใด หากคุณสงสัยเกี่ยวกับการติดตั้งไดรฟ์ภายในที่สองทางเลือกที่ดีคือการซื้อฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก ไดรฟ์ภายนอกสามารถต่อเข้ากับเครื่องคอมพิวเตอร์ได้ตลอดเวลาเพียงเสียบปลั๊กเข้าไปในพอร์ต usb หรือ firewire เท่านั้น
ไดรฟ์ภายนอกจำนวนมากยังมีประโยชน์เพิ่มเติมสำหรับการสำรองข้อมูลแบบครั้งเดียวและ / หรือกำหนดเวลา - คุณเพียงระบุโฟลเดอร์และซอฟต์แวร์จะดูแลส่วนที่เหลือ ฉันใช้ไดรฟ์ภายนอก 200 GB ของ Maxtor ซึ่งไม่เพียง แต่มีห้องกว้างขวางเท่านั้น แต่ใช้งานง่าย (เปรียบเทียบราคา)
หากฮาร์ดไดรฟ์อื่นไม่ใช่ตัวเลือกให้คุณจากนั้นบันทึกไฟล์ของคุณลงในฟล็อปปี้ดิสก์ที่ระบุไว้อย่างชัดเจน แต่ระวัง: ผู้ผลิตคอมพิวเตอร์กำลังเคลื่อนย้ายจากไดรฟ์ฟล็อปปี้ดิสก์รวมทั้งคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่เพื่อให้คุณอาจประสบปัญหาในการเรียกข้อมูลจากแผ่นฟล็อปปี้ดิสก์ในอนาคต .
ไม่ว่าจะจัดเก็บไฟล์ไว้ที่ใด
เพียงจัดเก็บไฟล์ของคุณในตำแหน่งอื่นนอกเหนือจากระบบปฏิบัติการของคุณไม่เพียงพอ คุณต้องสร้างการสำรองข้อมูลปกติของไฟล์ของคุณและขอหน้ามันแม้สำรองของคุณอาจมีการล้มเหลว: CD ได้รับรอยขีดข่วนฮาร์ดไดรฟ์ทำลายและแผ่นฟล็อปปี้ดิสก์ลบ
เป็นการเพิ่มโอกาสในการเรียกดูไฟล์โดยการสำรองข้อมูลครั้งที่สองขึ้น ถ้าข้อมูลมีความสำคัญอย่างแท้จริงคุณอาจต้องการคิดเกี่ยวกับการจัดเก็บข้อมูลสำรองไว้ในห้องเก็บของที่ทนไฟ
ระวังการแนบอีเมล
แม้ว่าคุณจะมั่นใจว่าไม่มีไวรัส แต่สิ่งที่แนบมากับอีเมลอาจทำให้คุณสูญเสียข้อมูล
ลองนึกดูว่า: ถ้าคุณได้รับเอกสารที่มีชื่อเดียวกับไดรฟ์และซอฟต์แวร์อีเมลของคุณได้รับการตั้งค่าให้บันทึกเอกสารแนบในตำแหน่งเดียวกันคุณจะเสี่ยงต่อการเขียนทับไฟล์ที่มีอยู่แล้ว กรณีนี้มักเกิดขึ้นเมื่อคุณร่วมมือกันทำเอกสารและส่งทางอีเมล
เพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้ตั้งค่าโปรแกรมอีเมลของคุณเพื่อบันทึกสิ่งที่แนบมาในตำแหน่งที่ไม่ซ้ำกันหรือยกเว้นที่ให้แน่ใจว่าคุณคิดว่าสองครั้งก่อนที่จะบันทึกเอกสารแนบอีเมลในฮาร์ดไดรฟ์ของคุณ
4. ระวังข้อผิดพลาดของผู้ใช้
เราไม่ชอบที่จะยอมรับมัน แต่เรามักจะแก้ปัญหาของเราเอง ใช้ประโยชน์จากการป้องกันใน ตัวประมวลผลคำ เช่นคุณลักษณะการกำหนดรุ่นและการเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม ผู้ใช้สูญเสียข้อมูลโดยทั่วไปคือเมื่อกำลังแก้ไขเอกสารและลบบางส่วนโดยไม่ตั้งใจ - หลังจากที่เอกสารได้รับการบันทึกไว้ส่วนที่เปลี่ยนแปลงหรือลบจะสูญหายไปเว้นแต่คุณจะเปิดใช้คุณลักษณะที่จะเก็บการเปลี่ยนแปลงให้กับคุณ
ถ้าคุณไม่ต้องการยุ่งกับคุณลักษณะขั้นสูงให้ใช้คีย์ F12 ก่อนเริ่มทำงานเพื่อบันทึกไฟล์ภายใต้ชื่ออื่น
มันไม่ได้เป็นจัดเป็นบางส่วนของวิธีการอื่น ๆ แต่ก็เป็นเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์กระนั้น
5. เก็บเอกสารหลักฐานของคุณไว้
แม้ว่าจะไม่ทำให้คุณไม่ต้องพิมพ์และจัดรูปแบบเอกสารอีกครั้ง แต่การมีฮาร์ดโครปี้อย่างน้อยก็จะทำให้คุณแน่ใจได้ว่าเนื้อหาของไฟล์นั้นดีกว่าไม่มีอะไรเลย!