ตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติจากสำนักงานใน Outlook

ตั้งค่าการตอบกลับสำหรับการหยุดพักผ่อนนอกสำนักงานใน Outlook และโปรแกรมจะตอบกลับข้อความอีเมลใหม่ที่คุณได้รับในขณะที่คุณไม่อยู่

การใช้อีเมลกับคุณเป็นเรื่องง่าย สิ่งที่ยากคือการทิ้งมันไว้เบื้องหลัง

ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนการรับอีเมลทั้งหมดของคุณไปกับคุณในแพ็คเก็ตที่มีขนาดเล็กและมีประโยชน์เป็นเรื่องง่าย ปล่อยให้มันอยู่ข้างหลังบนใหญ่คอมพิวเตอร์ขนาดใหญ่เป็นเรื่องยากและมักจะมีเหตุผลที่จะทำ

หากคุณอยากมีสติคุณจะช่วยให้ Outlook อยู่ที่นี่: ในขณะที่คุณใช้วันหยุดพักผ่อนจากอีเมลรายวันอีเมลจะตอบสนองต่อข้อความขาเข้าโดยอัตโนมัติซึ่งจะทำให้คุณต้องแบกภาระดังกล่าวออกจากไหล่แม้จะกลับมา

แน่นอน Outlook ไม่สามารถตอบสนองในลักษณะที่สอดคล้องกันมีเหตุผลและกระชับเท่าที่คุณสามารถทำได้ แต่จะตอบสนองอย่างขยันขันแข็งเพื่อให้ผู้ส่งทราบว่าคุณไม่อยู่ที่ออฟฟิศบางทีเมื่อคุณจะกลับมาและควรปฏิบัติตามหรือไม่ - (ถ้ายังคงมีความเกี่ยวข้อง) หรือสั่งให้ผู้ติดต่อคนอื่นในเรื่องที่ต้องการการตอบสนองในทันที

ตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติสำหรับหยุดพักในสำนักงานใน Outlook สำหรับบัญชี POP และ IMAP

ในการตั้งค่าตอบรับอัตโนมัติใน Outlook สำหรับ บัญชีอีเมล IMAP หรือ POP (สำหรับ Exchange โปรดดูที่ด้านล่าง) ก่อนตั้งค่าข้อความที่ใช้ตอบ:

1. สร้างข้อความใหม่ (คลิก อีเมลใหม่ ) ใน Outlook
2. ป้อน หัวเรื่อง และข้อความที่ต้องการสำหรับ Outlook นอกสำนักงานโดยอัตโนมัติ
   • หากเป็นไปได้และมีความเกี่ยวข้องรวมถึงเมื่อมีคนส่งจดหมายคุณสามารถคาดหวังว่าจะมีคำตอบส่วนตัวหรือว่าพวกเขาควรคาดหวังว่าจะได้รับคำตอบทั้งหมดหรือไม่ นี่อาจเป็นเวลาหลังจากคุณจะกลับมา
   • นอกจากนี้คุณยังสามารถเพิ่ม Cc: และ Bcc: ผู้รับ เพื่อรับสำเนาการตอบกลับอัตโนมัติแต่ละรายการ
   • หากคุณตั้งค่า Outlook Express ให้ออกจากที่ทำงานโดยอัตโนมัติเพื่อตอบกลับจดหมายขาเข้าทั้งหมด (แทนที่จะเป็นเฉพาะข้อความจากผู้ติดต่อที่เลือก) ให้พิจารณาว่าการ เปิดเผยข้อมูลมากเกินไปทำให้เกิดความเสี่ยงอย่างอิสระ
3. คลิก ไฟล์ (หรือ ไฟล์ )
4. เลือก เก็บบันทึกเป็น ในแผ่นงานที่ปรากฏขึ้น
5. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือก แม่แบบ Outlook ภายใต้ Save as type:.
6. หรือป้อนชื่อเทมเพลตภายใต้ชื่อ ไฟล์: (Outlook ได้เลือกหัวข้อของเทมเพลตโดยค่าเริ่มต้น)
7. คลิก บันทึก

ไปที่สร้างกฎการตอบกลับอัตโนมัติของที่อยู่นอกสำนักงานใน Outlook:

1. คลิก แฟ้ม (หรือ แฟ้ม ) ในมุมมองจดหมายของ Outlook
2. ตรวจสอบว่าได้เปิดหมวด ข้อมูล แล้ว
3. คลิก จัดการกฎและการแจ้งเตือน ภายใต้ ข้อมูลบัญชี
4. ตรวจสอบว่าคุณอยู่ในแท็บ กฎของอีเมล ในหน้าต่าง กฎและการแจ้งเตือน
5. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกบัญชีที่คุณต้องการสร้างการตอบกลับวันหยุดแล้วภายใต้ ใช้การเปลี่ยนแปลงในโฟลเดอร์นี้:
   • คุณสามารถมีกฎที่ใช้กับบัญชีทั้งหมดของคุณได้อย่างง่ายดาย ดูด้านล่างขั้นตอนที่ 21
6. คลิก กฎใหม่ ...
7. ตรวจสอบว่าได้เลือก ใช้กฎสำหรับข้อความที่ฉันได้รับ ภายใต้ เริ่มต้นจากกฎที่ว่างเปล่า
8. คลิก ถัดไป>
9. ตรวจสอบว่าได้เลือก ชื่อของฉันอยู่ในช่องถึงใน ขั้นตอนที่ 1: เลือกเงื่อนไข
   • คุณสามารถปล่อยให้ทุกช่องไม่ได้ทำเครื่องหมายและทำให้ Outlook ไม่อยู่ในตำแหน่งตอบกลับอัตโนมัติของจดหมายตอบรับจดหมายขาเข้าทั้งหมดหรือคุณสามารถตรวจสอบได้ ว่าชื่อของฉันอยู่ที่ไหนในกล่อง ถึง หรือสำเนา ถึงจะมีอีเมลที่คุณเป็นผู้รับ Cc:
10. คลิก ถัดไป>
11. ตรวจสอบว่าได้เลือก ตอบโดยใช้เทมเพลตเฉพาะใน ขั้นตอนที่ 1: เลือกการดำเนินการ
12. คลิกที่ แม่แบบเฉพาะ ภายใต้ ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ (คลิกค่าที่ขีดเส้นใต้)

1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือก แม่แบบผู้ใช้ในระบบไฟล์ ภายใต้ Look In:.
2. เน้นเทมเพลตที่สร้างไว้ก่อน
3. คลิก เปิด
4. ตอนนี้คลิก Next>
5. ตรวจสอบให้แน่ใจ ยกเว้นกรณีที่มีการตอบกลับโดยอัตโนมัติ ภายใต้ ขั้นตอนที่ 1: เลือกข้อยกเว้น (ถ้าจำเป็น)
6. คลิก ถัดไป>
7. พิมพ์ชื่อที่ต้องการสำหรับตัวกรองตอบกลับอัตโนมัติใน ขั้นตอนที่ 1: ระบุชื่อสำหรับกฎ นี้
8. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ เปิดใช้กฎ นี้เพื่อเปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติในช่วงหยุดพักผ่อนพร้อมกัน คุณสามารถยกเลิกการเลือก เปิดกฎนี้ และทำตามคำตอบอัตโนมัติเฉพาะเมื่อจำเป็นเท่านั้น
   • ในการเปิดใช้งานตัวกรองได้ตลอดเวลาให้เปิดหน้าต่าง กฎและการแจ้งเตือน ด้านบนและตรวจสอบว่าได้มีการตรวจสอบกฎการตอบกลับชั่วคราวในแท็บ กฎของอีเมล
9. หรือเปิดใช้งาน สร้างกฎนี้ในทุกบัญชี
   • อย่างไรก็ตามโปรดจำไว้ว่าตัวกรองอาจไม่ทำงานกับประเภทบัญชีบางประเภท (ซึ่ง Outlook จะไม่สร้างข้อมูลเหล่านี้แม้จะมีการเลือกช่องนี้)
10. คลิก เสร็จสิ้น
11. คลิก ตกลง

ปิดใช้งานกฎการตอบสนองในวันหยุดของ Outlook

หากต้องการปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติที่ไม่ได้อยู่ที่สำนักงานซึ่งคุณได้ตั้งค่าไว้ (และเปิดใช้งาน) ใน Outlook:

1. เลือก ไฟล์ (หรือ ไฟล์ ) ในมุมมองจดหมาย Outlook ของคุณ
2. ไปที่หมวด ข้อมูล
3. คลิก จัดการกฎและการแจ้งเตือน (ถัดจาก กฎและการแจ้งเตือน )
4. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกแท็บ กฎอีเมล แล้ว
5. เลือกบัญชีที่คุณต้องการปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติภายใต้ ใช้การเปลี่ยนแปลงใน โฟลเดอร์ นี้ : ( คุณจะต้องปิดการใช้งานการตอบกลับวันหยุดสำหรับแต่ละบัญชีต่างหาก)
6. ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากฎการตอบกลับอัตโนมัติที่คุณสร้างไว้เพื่อให้การตอบกลับไม่ได้รับการตรวจสอบในรายการกฎ
7. คลิก ตกลง

ทางเลือก: Outlook Responder Add-ons Outlook

แทนการตั้งค่ากฎใน Outlook ด้วยตนเองคุณสามารถใช้เครื่องมือเช่น Email Responder (FreeBusy) หรือ Auto Reply Manager เครื่องมือเหล่านี้มักจะเป็นสมาร์ทเกี่ยวกับการส่งเฉพาะสิ่งที่จำเป็นออกจากสำนักงานตอบกลับอัตโนมัติ

อย่าคำนึงว่า Outlook จะส่งการตอบกลับอัตโนมัติไปยังที่อยู่แต่ละแห่งหนึ่งครั้งต่อหนึ่งเซสชัน การตอบกลับอัตโนมัติครั้งที่สองอาจถูกส่งหลังจาก Outlook ปิดและเปิดใหม่เท่านั้น นอกจากนี้ Outlook จะไม่ตอบกลับผู้ส่งโดยอัตโนมัติโดยใช้ข้อความสองแบบ

ตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติสำหรับวันหยุดพักผ่อนใน Outlook ใน Outlook สำหรับบัญชี Exchange

หากคุณใช้ Outlook กับบัญชี Exchange คุณสามารถตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติที่ไม่อยู่ในสำนักงานได้โดยตรงที่เซิร์ฟเวอร์:

1. คลิก FILE ในหน้าต่าง Outlook หลัก
2. เปิดหมวด Info
3. คลิกการ ตอบกลับอัตโนมัติ
4. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกการ ส่งการตอบกลับอัตโนมัติ แล้ว
5. หากต้องการให้การตอบกลับอัตโนมัติเริ่มต้นและหยุดโดยอัตโนมัติ:
   1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ ส่งเฉพาะในช่วงเวลานี้เท่านั้น: มีการเลือกไว้
   2. เลือกวันที่และเวลาที่ต้องการสำหรับการเริ่มต้นการตอบกลับอัตโนมัติภายใต้ ช่วงเวลาเริ่มต้น:
   3. เลือกวันที่และเวลาสิ้นสุดที่ต้องการใน End Time:.
6. ป้อนข้อความของข้อความตอบกลับอัตโนมัติที่ไม่อยู่ ในตำแหน่งของคุณ ภายใต้ ภายในองค์กรของฉัน
   • อีเมลนี้จะถูกส่งไปยังบุคคลใน บริษัท ของคุณ
7. เพื่อส่งการตอบกลับอัตโนมัติไปยังบุคคลภายนอก บริษัท ของคุณ:
   1. เปิดแท็บ Outside My Organisation
   2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รับ การตอบกลับอัตโนมัติสำหรับบุคคลภายนอกองค์กรของฉันแล้ว หากคุณพอใจกับ ความเสี่ยงด้านความปลอดภัยที่เกี่ยวข้อง
   3. ป้อนข้อความที่ส่งถึงผู้ที่อยู่นอก บริษัท ของคุณ
8. คลิก ตกลง

(รวมถึงเทมเพลตที่มีฟิลด์ที่ผสานเข้ากับ Active Directory) คุณสามารถลองใช้ Symprex Out-of-Office Manager ได้

(ทดสอบด้วย Outlook 2013 และ Outlook 2016)