แนะนำตัวเองตั้งบริบทและเก็บไว้อย่างย่อ
การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที อาจเป็นวิธีการสื่อสารมาตรฐานสำหรับคุณ แต่บางคนก็ยังพบว่ามันข่มขู่ ถ้าคุณคุ้นเคยกับการส่งข้อความหรือส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีเพื่อน ๆ และเพื่อนร่วมงานคุณอาจไม่ทราบว่าข้อความสามารถดูเหมือนจะออกมาจากช่องซ้ายเพื่อติดต่อใหม่ได้อย่างไร ประเภทของความประหลาดใจโดยเฉพาะอย่างยิ่งความกังวลในบริบททางธุรกิจ เมื่อคุณใช้ข้อความในธุรกิจให้ปฏิบัติตามจรรยาบรรณในการรับข้อความร่วมกันและทำตามกฎเกณฑ์ง่ายๆ
ขออนุญาตให้ส่งข้อความ
คนที่คุณต้องการให้ข้อความยินยอมที่จะได้รับการติดต่อในรูปแบบนั้นหรือไม่? อย่าถือว่าทุกคนถือโทรศัพท์มือถือทุกครั้งเพื่อรับข้อความหรือออนไลน์เพื่อเข้าถึงข้อความด่วนผ่านทางเครือข่าย Facebook หรือโปรแกรมการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีอื่น ๆ ถามด้วยตนเองหรือในการสนทนาทางโทรศัพท์ว่าบุคคลต้องการติดต่อกันอย่างไร คุณอาจพบว่ามีแผนการส่งข้อความแบบ จำกัด หรือไม่พึงประสงค์จากการใช้งาน IM ในเวิร์คสเตชั่น
แนะนำตัวเองเมื่อส่งข้อความเริ่มต้น
แนะนำตัวคุณในข้อความของคุณและสรุปสั้น ๆ ในขณะที่ชื่อชื่อเล่นหรือหมายเลขโทรศัพท์ของคุณอาจแสดงขึ้นอยู่กับ วิธีการส่งข้อความที่ คุณใช้ผู้รับของคุณจะเห็นข้อความออกจากบริบท เริ่มต้นข้อความด้วยอินโทรและเฟรมอ้างอิงเช่น:
- "ฉัน Joan Smith จากที่ปรึกษาของ XYZ คุณมีเวลาคุยคำถามที่คุณถามมาทางโทรศัพท์เมื่อสัปดาห์ที่แล้วหรือไม่"
- "นี่เป็นแบรดโจนส์จากการทำบัญชีผมมีคำถามเกี่ยวกับคำขอการชำระเงินคืนของคุณคุณมีเวลาตอบหรือเดี๋ยวนี้หรือจะโทรหาคุณภายหลัง?"
เมื่อทำเช่นนี้คุณจะหลีกเลี่ยงไม่ให้ข้อความของคุณดูเหมือนจะเป็นคำถามสุ่มและอาจผิดพลาดจากบุคคลที่ผู้รับอาจจำได้เพียงอย่างเดียวหรือไม่เป็นไปในทางใดเลย
แม้ว่าโปรแกรมการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีจำนวนมากจะมีที่จัดเก็บข้อมูลซึ่งช่วยให้ผู้คนสามารถหาว่าคุณคือใครและสิ่งที่คุณพูดถึงในอดีตที่ผ่านมามักเป็นความคิดที่ดีที่จะแนะนำตัวเองให้สั้นมากขึ้นในบทสนทนาที่ตามมาโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณได้เปลี่ยน ชื่อเล่นหรือหมายเลขโทรศัพท์
เก็บข้อความแรกของบทสรุปสตริงไว้
เริ่มต้นด้วยการแนะนำและบริบทเฉพาะจนกว่าจะมีคนตอบสนอง มิเช่นนั้นคุณสามารถเขียนและส่งข้อความรายละเอียดที่ไม่เคยเห็น นี่เป็นวิธีปฏิบัติที่ดีสำหรับสตริงข้อความทั้งหมด
ติดตามอย่างสุภาพหากคุณไม่ได้รับคำตอบ
การส่งข้อความหรือ IM และการตอบรับไม่ได้อาจหมายถึงหลายสิ่ง บุคคลอาจไม่สนใจคุณ แต่บุคคลนั้นมักไม่ได้ติดตามโทรศัพท์หรือคอมพิวเตอร์เพื่อดูข้อความของคุณ หลังจากเวลาที่เหมาะสมแล้วให้ติดตามข้อความเพิ่มเติม แต่ยังพยายามติดต่อบุคคลผ่านทางอีเมลหรือโทรศัพท์ เมื่อเหมาะสมคุณสามารถหยุดโดยโต๊ะของบุคคลนั้น
โปรโตคอลเหล่านี้กลับไปดูว่าคนเราต้องการติดต่อกันอย่างไร แม้ว่าการรับส่งข้อความอาจเป็นวิธีเดียวที่คุณต้องการสื่อสาร แต่ก็ไม่ใช่ทางเลือกแรกของทุกคน หากคุณต้องการมีความสัมพันธ์ในการทำงานที่มีประสิทธิผลให้เข้าใจและให้ความเคารพว่าผู้คนมีความชอบที่แตกต่างกัน