มี แอปพลิเคชันอีเมล จำนวนมากอยู่ที่นั่นและไม่จำเป็นต้องเหมือนกันทั้งหมด หากต้องการให้เปิดและอ่านข้อความของคุณคุณต้องใช้รูปแบบข้อความที่แอปพลิเคชันของผู้รับสนับสนุน Microsoft Outlook มี 3 รูปแบบข้อความที่แตกต่างกันที่คุณต้องการสำหรับสถานการณ์ที่แตกต่างกัน
รูปแบบข้อความ 3 รูปแบบใน Outlook และเมื่อจะใช้ Which
รูปแบบข้อความแต่ละรูปมีตัวเลือกอื่นที่คุณเลือกจะกำหนดว่าคุณจะสามารถเพิ่มข้อความที่จัดรูปแบบเช่นแบบอักษรหนาแบบอักษรสีและสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือไม่และคุณสามารถเพิ่มรูปภาพลงในเนื้อหาข้อความได้หรือไม่ สิ่งสำคัญคือการเลือกว่าผู้รับจะสามารถมองเห็นได้การจัดรูปแบบและรูปภาพมีรูปแบบที่ดี แต่แอปพลิเคชันอีเมลบางรายการไม่สนับสนุนรูปแบบข้อความหรือภาพ
ด้วย Outlook คุณสามารถส่งข้อความในรูปแบบที่แตกต่างกันได้สามรูปแบบ
ข้อความธรรมดา
ข้อความล้วน จะส่งอีเมลโดยใช้อักขระข้อความล้วน แอปพลิเคชันอีเมลทั้งหมดสนับสนุนข้อความธรรมดา รูปแบบนี้เหมาะมากหากคุณไม่ได้ขึ้นอยู่กับการจัดรูปแบบแฟนซีใด ๆ และช่วยให้มั่นใจได้ถึงความเข้ากันได้สูงสุด ทุกคนที่มีบัญชีอีเมลจะสามารถอ่านข้อความของคุณได้ ข้อความล้วนไม่สนับสนุนรูปแบบตัวหนาตัวเอียงสีหรือการจัดรูปแบบข้อความอื่น ๆ นอกจากนี้ยังไม่สนับสนุนรูปภาพที่แสดงโดยตรงในเนื้อหาของข้อความแม้ว่าคุณจะสามารถใส่รูปภาพเป็นไฟล์แนบได้ แต่โปรดทราบว่า Hubspot พบว่าข้อความธรรมดามีอัตราการเปิดและอัตราการคลิกสูงกว่าข้อความ HTML
HTML
HTML ช่วยให้คุณใช้การจัดรูปแบบ HTML นี่คือรูปแบบข้อความเริ่มต้นใน Outlook นอกจากนี้ยังเป็นรูปแบบที่ดีที่สุดที่จะใช้เมื่อคุณต้องการสร้างข้อความที่คล้ายคลึงกับเอกสารแบบดั้งเดิมโดยมีแบบอักษรสีและรายการหัวข้อย่อยต่างๆ คุณสามารถทำให้ข้อความโดดเด่นด้วยตัวเอียงเช่นเปลี่ยนแบบอักษร คุณยังสามารถรวมรูปภาพที่จะแสดงแบบอินไลน์และใช้เครื่องมือการจัดรูปแบบอื่น ๆ เพื่อให้ข้อความของคุณดูน่ารักและอ่านง่ายขึ้น วันนี้คนส่วนใหญ่ที่มีอีเมลสามารถรับข้อความที่มีรูปแบบ HTML ได้ดี (แม้ว่าบางคนอาจชอบข้อความธรรมดาเพราะเห็นแก่ความบริสุทธิ์) โดยค่าเริ่มต้นเมื่อคุณเลือกหนึ่งในตัวเลือกที่อนุญาตให้จัดรูปแบบ (HTML หรือ Rich Text) ข้อความจะถูกส่งในรูปแบบ HTML ดังนั้นเมื่อคุณใช้ HTML คุณรู้ว่าสิ่งที่คุณส่งคือสิ่งที่ผู้รับจะเห็น
รูปแบบข้อความ Rich Text (RTF)
Rich Text เป็นรูปแบบข้อความที่เป็นกรรมสิทธิ์ของ Outlook RTF สนับสนุนการจัดรูปแบบข้อความรวมถึงสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยการจัดแนวและวัตถุที่เชื่อมโยง Outlook จะแปลงข้อความที่มีการกำหนดรูปแบบ RTF เป็น HTML โดยอัตโนมัติเมื่อคุณส่งข้อมูลไปยังผู้รับอินเทอร์เน็ตเพื่อให้มีการจัดรูปแบบข้อความไว้และได้รับไฟล์แนบ นอกจากนี้ Outlook ยังจัดรูปแบบคำขอการประชุมและงานและข้อความโดยอัตโนมัติด้วยปุ่มลงคะแนนเพื่อให้สามารถส่งข้อมูลเหล่านี้ไปยังผู้ใช้ Outlook อื่น ๆ ได้โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบเริ่มต้นของข้อความ ถ้าข้อความที่ถูกผูกไว้ทางอินเทอร์เน็ตเป็นงานหรือคำร้องขอการประชุมคุณต้องใช้ RTF Outlook จะแปลงรูปแบบปฏิทินอินเทอร์เน็ตเป็นรูปแบบทั่วไปสำหรับรายการปฏิทินทางอินเทอร์เน็ตเพื่อให้แอพพลิเคชันอีเมลอื่นสามารถรองรับได้ คุณสามารถใช้ RTF เมื่อส่งข้อความภายในองค์กรที่ใช้ Microsoft Exchange; อย่างไรก็ตามเราขอแนะนำให้คุณใช้รูปแบบ HTML นี่คือรูปแบบของ Microsoft ที่รองรับเฉพาะโปรแกรมอีเมลต่อไปนี้: Microsoft Exchange Client เวอร์ชัน 4.0 และ 5.0; Microsoft Office Outlook 2007; Microsoft Office Outlook 2003; Microsoft Outlook 97, 98, 2000 และ 2002
วิธีการกำหนดรูปแบบเริ่มต้น
ทำตามลิงก์เพื่อเรียนรู้วิธีกำหนด รูปแบบเริ่มต้น ใน Outlook