วิธีใช้หมวดหมู่ที่ติดต่อเป็นรายการการแจกจ่ายใน Outlook

ทางเลือกสำหรับกลุ่มและรายการแจกจ่าย

รายการแจกจ่าย Outlook มีประโยชน์สำหรับการส่งไปยังกลุ่มคนได้อย่างรวดเร็ว พวกเขายังเป็นไปไม่ได้ที่จะค้นหายากที่จะดูแลและบิตจู้จี้จุกจิกในการบูต ผู้ติดต่อที่จัดหมวดหมู่จะสร้างรายชื่ออีเมลแบบยืดหยุ่นได้โดยใช้จดหมายเวียนของ Outlook

Outlook ช่วยให้คุณสามารถกำหนดหมวดหมู่ต่างๆให้กับรายชื่อติดต่อของคุณได้ จากนั้นคุณสามารถเรียงลำดับสมุดที่อยู่ของคุณตามหมวดหมู่และ presto นี่คือรายชื่อการแจกจ่ายใหม่อันสง่างามหลากหลายและมีเสถียรภาพของคุณ

ใช้หมวดหมู่ที่ติดต่อเป็นรายการการแจกจ่ายใน Outlook

คุณสามารถสร้างรายการแจกจ่ายหรือส่งจดหมายที่มีหมวดหมู่ใน Outlook โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. เปิดที่ ติดต่อ ใน Outlook
   • กด Ctrl-3 ตัวอย่างเช่น
2. ตรวจสอบว่าผู้ติดต่อทั้งหมดที่คุณต้องการเพิ่มลงใน รายการแจกจ่าย ใหม่ของคุณจะถูกเน้น
   • หากต้องการเพิ่มคนที่ยังไม่ได้อยู่ใน รายชื่อติดต่อ Outlook ของคุณให้สร้างขึ้นก่อนโดยใช้ Ctrl-N
   • คุณสามารถไฮไลต์รายการต่างๆได้โดย กด Shift-Ctrl ค้างไว้ ขณะที่คุณเลือกโดยใช้เมาส์และช่วงโดยการ กด Shift เพียงอย่างเดียว
3. ตรวจสอบว่าได้เลือกและขยายริบบิ้น บ้าน แล้ว
4. คลิกจัด หมวดหมู่ ในส่วน แท็ก
5. เลือก หมวดทั้งหมด ... จากเมนูแบบเลื่อนลง
6. คลิก ใหม่ ... ในหน้าต่าง Color Categories
7. ป้อนชื่อที่ต้องการของรายการแจกจ่าย (เช่น "เพื่อนและครอบครัว (รายชื่อ)") ภายใต้ ชื่อ : .
8. เลือก ไม่มี ตาม สี: หรือสีที่คุณต้องการ
9. คลิก ตกลง
10. คลิก ตกลง อีกครั้งหลังจากยืนยัน ประเภทใหม่แล้ว ในหน้าต่าง Color Categories

หากต้องการ เพิ่มสมาชิกใหม่ ในรายชื่อการแจกจ่ายได้ตลอดเวลา:

1. ไปที่ที่ ติดต่อ ใน Outlook
2. เน้นรายชื่อติดต่อทั้งหมดที่คุณต้องการเพิ่มลงในรายการ
3. ตรวจดูให้แน่ใจว่า Ribbon แรกได้ รับการขยายแล้ว
4. คลิกจัด หมวดหมู่ ในส่วน แท็ก ริบบิ้น
5. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกหมวดหมู่ของรายการแล้ว
   • หากหมวดหมู่ไม่ปรากฏในเมนู:
     1. เลือก หมวดทั้งหมด ... จากเมนู
     2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการตรวจสอบประเภทของรายการในคอลัมน์ ชื่อ
     3. คลิก ตกลง

ส่งข้อความไปยังรายการจัดจำหน่ายของคุณ

เมื่อต้องการเขียนข้อความหรือคำขอการประชุมใหม่ให้กับสมาชิกทั้งหมดของรายชื่อการกระจายตามหมวดหมู่:

1. ไปที่ที่ ติดต่อ ใน Outlook
2. คลิก ค้นหาที่อยู่ติดต่อ
   • นอกจากนี้คุณยังสามารถกด Ctrl-E
3. ตรวจสอบว่าได้ขยายแถบการ ค้นหา แล้ว
4. คลิกจัด หมวดหมู่ ในส่วนการ ปรับแต่ง Ribbon ของการ ค้นหา
5. เลือกหมวดที่ต้องการจากเมนูที่ปรากฏ
6. เปิดริบบิ้นที่ บ้าน
7. คลิก จดหมายเวียน ในส่วนการ ดำเนินการ
8. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ เลือกผู้ติดต่อทั้งหมดในมุมมองปัจจุบันในส่วน ติดต่อ
9. โดยปกติตรวจสอบให้แน่ใจ
   • แบบฟอร์ม ถูกเลือกภายใต้ ประเภทเอกสาร: และ
   • อีเมล ภายใต้ ผสานไปยัง: ในส่วนตัว เลือกการผสาน
10. ป้อน หัวเรื่อง สำหรับอีเมลใน บรรทัดหัวเรื่องของข้อความ : .
11. คลิก ตกลง
12. เขียนข้อความอีเมลใน Word
    • คุณสามารถใช้เครื่องมือในส่วน Write & Insert Fields ของ Ribbon การรับ ส่งข้อความ เพื่อปรับคำทักทายสำหรับผู้รับแต่ละรายตัวอย่างเช่นและแทรกหรือใช้ฟิลด์สมุดที่อยู่อื่น ๆ
    • ผลลัพธ์การแสดงตัวอย่าง ช่วยให้คุณสามารถทดสอบว่าเขตข้อมูลและกฎของคุณจะทำในข้อความอีเมลของผู้รับแต่ละราย
13. คลิก Finish & Merge ในส่วน เสร็จสิ้น Ribbon's Mailings
14. เลือก ส่งข้อความอีเมล ... จากเมนูที่ปรากฏ
15. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกช่องหนังสือที่อยู่อีเมลที่เหมาะสม (โดยทั่วไปคือ อีเมล ) ในส่วนถึง: สำหรับ ตัวเลือกข้อความ

1. เลือก ข้อความธรรมดา หรือ HTML (รวมถึงการจัดรูปแบบ) ใน รูปแบบจดหมาย: .
   • มักจะดีกว่าเพื่อหลีกเลี่ยง สิ่งที่แนบมา สำหรับการเลือกนี้; มันจะส่งข้อความของข้อความเป็นสิ่งที่แนบมากับ Word ซึ่งผู้รับมักไม่สามารถอ่านได้โดยตรง แต่ต้องเปิดแยกต่างหาก
2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือก All ใน Send records
3. คลิก ตกลง
4. หากได้รับแจ้ง:
   1. คลิก อนุญาต ภายใต้ โปรแกรมกำลังพยายามเข้าถึงข้อมูลที่อยู่อีเมลที่เก็บอยู่ใน Outlook

คุณสามารถปิดและทิ้งหรือบันทึกเอกสารใน Word ได้ตามต้องการ

ใช้หมวดหมู่ที่ติดต่อเป็นรายการการแจกจ่ายใน Outlook 2007

เมื่อต้องการสร้างการกระจายหรือรายชื่ออีเมลที่มีหมวดหมู่ใน Outlook 2007:

• ไปที่ที่ ติดต่อ ใน Outlook
• เน้นรายชื่อติดต่อทั้งหมดที่คุณต้องการเพิ่มลงในรายชื่อการแจกจ่ายใหม่ของคุณ
  • หากต้องการเพิ่มบุคคลที่ยังไม่อยู่ในที่ติดต่อ Outlook ให้สร้างก่อนโดยใช้ Ctrl-N
• คลิกปุ่มแถบเครื่องมือ หมวดหมู่
  • นอกจากนี้คุณยังสามารถเลือกการ ทำงาน> จัดหมวดหมู่ จากเมนู
• เลือก หมวดทั้งหมด ... จากเมนูแบบเลื่อนลง
• คลิก ใหม่ ...
• พิมพ์ชื่อที่ต้องการของรายการแจกจ่าย (เช่น "เพื่อนและครอบครัว (รายชื่อ)")
• เลือก ไม่มี จากเมนูแบบเลื่อนลง Color:
• คลิก ตกลง
• คลิก ตกลง อีกครั้งหลังจากที่คุณได้ยืนยันว่ามีการเลือกหมวดหมู่ใหม่แล้ว

หากต้องการเพิ่มสมาชิกใหม่ในภายหลังให้กำหนดหมวดหมู่ที่เหมาะสมทีละรายการ

ส่งข้อความไปยังรายการจัดจำหน่ายของคุณใน Outlook 2007

เมื่อต้องการเขียนข้อความหรือคำขอการประชุมใหม่ให้กับสมาชิกทั้งหมดของรายชื่อการกระจายตามหมวดหมู่:

• ไปที่ที่ ติดต่อ ใน Outlook
• เลือก มุมมอง> มุมมองปัจจุบัน> ตามประเภท จากเมนู
• คลิกหัวข้อหัวเรื่องของรายการที่ต้องการ
• เลือกการ ทำงาน> สร้าง> ข้อความใหม่เพื่อติดต่อ หรือการ ดำเนินการ> สร้าง> คำขอการประชุมใหม่เพื่อติดต่อ จากเมนู
• คลิก ตกลง ถ้า Outlook แจ้งเตือนว่าการดำเนินการของคุณจะมีผลกับรายการทั้งหมดในกลุ่ม
• คลิกในฟิลด์ ถึง ...
  • Outlook ได้ใส่ที่อยู่ทั้งหมดลงในฟิลด์ To: สำหรับข้อความในรายการมักจะดีกว่าหากมีที่อยู่ทั้งหมดในช่องสำเนาลับ : เพื่อหลีกเลี่ยงการเปิดเผยที่อยู่ ถ้าจำเป็นคุณสามารถปล่อยที่อยู่ในฟิลด์ ถึง: หรือย้ายไปที่ฟิลด์ Cc:
  • สำหรับรายชื่อติดต่อที่มีที่อยู่อีเมลหลายแห่ง Outlook ได้แทรกข้อมูลไว้แล้ว ควรลบที่อยู่ที่ไม่จำเป็นออก
• กด Ctrl-A
• กด Ctrl-X
• ตรวจสอบว่าฟิลด์ Bcc ... ปรากฏอยู่
• คลิกในช่อง สำเนาลับ ...
• กด Ctrl-V
• พิมพ์ที่อยู่อีเมลของคุณในฟิลด์ ถึง ...
• ดำเนินการเขียนข้อความหรือการเรียกประชุมต่อ

(ทดสอบด้วย Outlook 2007 และ Outlook 2016)