สิ่งที่แนบมาอาจเป็นส่วนสำคัญที่สุดของอีเมลขาเข้า แต่ก็เป็นสิ่งที่ทำให้ที่เก็บอีเมลของคุณเติบโตขึ้นอย่างรวดเร็ว แม้ว่าข้อความอีเมลทั่วไปอาจมีขนาดตั้งแต่ 10 KB จนถึง 20 KB ไฟล์ที่แนบมามักอยู่ในช่วง MB
ถ้าคุณใช้ Outlook กับเซิร์ฟเวอร์ Exchange หรือ บัญชี IMAP ที่กำหนดโควต้าขนาดกล่องจดหมายการรับสิ่งที่แนบออกจากอีเมลแล้วลบข้อมูลเหล่านี้บนเซิร์ฟเวอร์ควรเป็นอันดับแรก แต่ถ้าคุณใช้ Outlook เพื่อเข้าถึงบัญชี POP และเก็บอีเมลทั้งหมดไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณอย่างไรก็ตามการบันทึกไฟล์แนบไปยังโฟลเดอร์และการลบไฟล์ออกจากอีเมลสามารถทำให้ทุกอย่างสะอาดขึ้นชัดเจนและรวดเร็วยิ่งขึ้น
ถ้าคุณคิดว่าคุณต้องการไฟล์ที่แนบมาในภายหลังให้บันทึกไฟล์ไว้ในโฟลเดอร์ที่อยู่นอกกล่องจดหมายของคุณก่อน:
- ไปที่อีเมลที่ต้องการใน Outlook
- เลือก ไฟล์ | บันทึกไฟล์แนบ สิ่งที่แนบมาทั้งหมด ... จากเมนู
- ถ้าคุณได้เปิดข้อความในเมนูของตนเองคำสั่งคือ File | บันทึกไฟล์แนบ ...
- เน้นไฟล์ที่แนบมาที่คุณต้องการบันทึก
- คลิก ตกลง
- ไปที่ตำแหน่งที่สะดวกบนฮาร์ดดิสก์ของคุณ
- คลิก OK อีกครั้ง
ลบเอกสารแนบจากข้อความใน Outlook
ตอนนี้ไฟล์ที่แนบมาจะถูกบันทึกไว้คุณสามารถลบไฟล์เหล่านี้จากข้อความใน Outlook ได้
เมื่อต้องการลบสิ่งที่แนบมาจากข้อความใน Outlook:
- ดับเบิลคลิกที่ข้อความที่ต้องการเพื่อเปิดในหน้าต่างของตัวเอง
- คลิกไฟล์แนบที่คุณต้องการนำออกด้วยปุ่มเมาส์ขวา
- เลือก Remove จากเมนู
- ปิดหน้าต่างข้อความ
- คลิก ตกลง ในการ คุณต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลงหรือไม่? โต้ตอบ
แน่นอนคุณสามารถลบข้อความทั้งหมดหลังจากที่บันทึกไฟล์แนบลงในฮาร์ดดิสก์แล้ว