มีเหตุผลมากมายที่ทำให้ เอกสารดิจิทัลเป็นเอกสาร สามารถช่วยได้มากเมื่อพูดถึงการจัดระเบียบที่อยู่อาศัยของคุณ (หรือสำหรับที่บ้านของคุณ) ก่อนอื่นคุณสามารถกำจัดกระดาษจำนวนมากที่ดึงเข้าไปในลิ้นชักและไฟล์หรือใช้พื้นที่โต๊ะทำงานที่มีคุณค่า
ไฟล์ดิจิทัล (แม้แต่ไฟล์ PDF) สามารถแปลงเป็นไฟล์ที่สามารถค้นหาได้โดยใช้ ซอฟต์แวร์ OCR (Optical Character Recognition) ที่มักจะมาพร้อมกับเครื่องพิมพ์ (HP มีวิดีโอที่น่าสนใจมากซึ่งอธิบายถึงวิธีการทำงานของ OCR และวิธีที่จะช่วยลดภาระงานของ ทำให้ชีวิตคุณง่ายขึ้น)
นั่นหมายความว่าข้อมูลของคุณไม่ได้เป็นเพียงแค่การเข้าไปในห้องใด ๆ เท่านั้น แต่ยังง่ายกว่าที่จะหาได้จากบนกระดาษ และคุณสามารถบันทึกไฟล์ดิจิทัลของคุณได้เช่นเดียวกับแผ่น CD หรือ DVD บนแฟลชไดรฟ์ในที่จัดเก็บข้อมูลออนไลน์หรือทั้งหมดข้างต้น ดังนั้นคุณสามารถมั่นใจได้ว่าเมื่อคุณต้องการอะไรคุณจะได้รับมือกับมัน
เมื่อคุณเริ่มต้นการแปลงไฟล์บ้านของคุณเป็นเวลาที่เหมาะที่จะสร้างชุดแฟ้มที่จัดระเบียบไว้ซึ่งจะทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้น คิดเกี่ยวกับประเภทเอกสารที่คุณต้องการและตั้งค่าโฟลเดอร์สำหรับแต่ละคน ใบเสร็จรับเงินเครดิตการ์ดในโฟลเดอร์เดียว เอกสารประกันรถยนต์ในอีก; ตั๋วโทรศัพท์, ใบเสร็จรับเงินร้านขายของชำ, ค่าซ่อมแซมบ้านและอื่น ๆ ทั้งหมดจะได้รับโฟลเดอร์แยกต่างหาก ภายในโฟลเดอร์แต่ละโฟลเดอร์ให้สร้างโฟลเดอร์ย่อยสำหรับแต่ละปี (หรือเดือน) ง่ายมากที่จะเริ่มต้นด้วยระบบการจัดระเบียบและจากนั้นเพิ่มเอกสารใหม่ไปยังแฟ้มที่ถูกต้องตามที่คุณไปพร้อมกว่าที่จะพยายามจัดระบบใหม่ทุกครั้งที่ใบเสร็จรับเงินใหม่ได้รับการสแกน
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสแกนเนอร์หรือเครื่องพิมพ์ของคุณมาพร้อมกับซอฟต์แวร์ OCR (ซอฟต์แวร์ ABBYY FineReader ดูเหมือนจะมาพร้อมกับเครื่องพิมพ์และสแกนเนอร์จำนวนมากที่ฉันทดสอบ) ถ้าคุณไม่พบใด ๆ อย่าตกใจ มีโอกาสดีที่คุณมีซอฟต์แวร์ OCR ที่เหมาะสมอยู่แล้วในคอมพิวเตอร์ของคุณตราบใดที่คุณใช้ Windows Cool OCR Software คุณมีอยู่แล้ว จะแนะนำคุณตลอดกระบวนการค้นหาและใช้ซอฟต์แวร์พร้อมกับสแกนเนอร์ของคุณเพื่อสร้างเอกสารที่สามารถแก้ไขได้
แน่นอนว่านี่เป็นอีกประเด็นหนึ่งที่สำคัญ: คุณจำเป็นต้องมีเครื่องสแกนเอกสารอย่างน้อยหนึ่งอย่างถ้าคุณจะทำผลงานนี้ ไม่จำเป็นต้องแพงหรือแฟนซี ถ้าคุณไม่มีตอนนี้ก็ถึงเวลาที่ดีที่จะมองหา เริ่มต้นด้วยคำวิจารณ์เครื่องสแกนภาพและเครื่องสแกนเอกสารสำหรับการซื้อที่ดีที่สุดบางส่วน หากคุณไม่ต้องการสแกนเนอร์ที่แยกจากกันเครื่อง เครื่องพิมพ์แบบ all-in ที่ มีราคาไม่แพงจะทำงานได้ดีเยี่ยม
นี่เป็นส่วนที่ยาก การตั้งค่าระบบไม่ยุ่งยากเกินไป แม้การสแกนเอกสารของคุณจะไม่ยากเกินไป สิ่งที่ยากคือทำให้แน่ใจว่าคุณจะดำเนินการโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่คุณได้รับใบเสร็จหรือเอกสารใหม่ มิฉะนั้นเอกสารจะเริ่มซ้อนขึ้นอีกครั้งและคุณจะรู้สึกราวกับว่าคุณเสียเวลาของคุณ ดังนั้นติดกับมัน!