วิธีใช้แท็กเพื่อจัดระเบียบเอกสาร Word ของคุณ

แท็ก Microsoft Word ทำให้การค้นหาและจัดระเบียบเอกสารของคุณง่ายขึ้น

แท็ก Microsoft Word ที่ เพิ่มลงในเอกสารช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบและค้นหาไฟล์เอกสารได้เมื่อต้องการ

แท็กจะถือว่าเป็นเมทาดาทามากเช่นเดียวกับคุณสมบัติของเอกสาร แต่แท็กจะไม่ถูกบันทึกด้วยไฟล์เอกสารของคุณ แท็กเหล่านี้จะถูกจัดการโดย ระบบปฏิบัติการ (ในกรณีนี้คือ Windows) ซึ่งช่วยให้สามารถใช้แท็กต่างๆในแอ็พพลิเคชันต่างๆได้ นี่อาจเป็นข้อได้เปรียบที่ดีสำหรับการจัดไฟล์ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด แต่แต่ละไฟล์มีรูปแบบไฟล์ที่แตกต่างกัน (เช่นงานนำเสนอ PowerPoint สเปรดชีต Excel เป็นต้น)

คุณสามารถเพิ่มแท็กผ่าน Windows Explorer ได้ แต่คุณสามารถเพิ่มคำเหล่านี้ลงใน Word ได้เช่นกัน Word ช่วยให้คุณสามารถกำหนดแท็กให้กับเอกสารของคุณได้เมื่อคุณบันทึก

การแท็กทำได้ง่ายๆเพียงบันทึกไฟล์ของคุณ:

1. คลิกที่ File (ถ้าคุณใช้ Word 2007 แล้วคลิกที่ปุ่ม Office ที่มุมซ้ายบนของหน้าต่าง)
2. คลิก บันทึก หรือ บันทึกเป็น เพื่อเปิดหน้าต่างบันทึก
3. ใส่ชื่อไฟล์ที่คุณบันทึกไว้หากยังไม่มีไฟล์
4. ใต้ชื่อไฟล์ให้ป้อนแท็กในฟิลด์ที่มีป้ายกำกับ คุณสามารถป้อนได้มากเท่าที่คุณต้องการ
5. คลิก บันทึก

ตอนนี้ไฟล์ของคุณมีแท็กที่คุณเลือกติดอยู่

เคล็ดลับสำหรับการติดแท็กไฟล์

แท็กสามารถเป็นอะไรก็ได้ที่คุณชอบ เมื่อป้อนแท็ก Word อาจเสนอรายการสี เหล่านี้สามารถใช้เพื่อจัดกลุ่มไฟล์ของคุณเข้าด้วยกัน แต่คุณไม่จำเป็นต้องใช้ไฟล์เหล่านี้ แต่คุณสามารถสร้างชื่อแท็กที่กำหนดเองได้ คำเหล่านี้อาจเป็นคำเดียวหรือหลายคำก็ได้

ตัวอย่างเช่นเอกสารใบแจ้งหนี้อาจมีแท็ก "ใบแจ้งหนี้" ที่ชัดเจนติดอยู่ คุณอาจต้องการติดแท็กใบแจ้งหนี้ด้วยชื่อ บริษัท ที่ส่งไป

เมื่อป้อนแท็กใน Word สำหรับพีซี (Word 2007, 2010 ฯลฯ ) ให้แยกแท็กหลายรายการโดยใช้เครื่องหมายอัฒภาค ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถใช้แท็กมากกว่าหนึ่งคำ

เมื่อคุณป้อนแท็กลงในฟิลด์ใน Word for Mac ให้กดปุ่ม tab วิธีนี้จะสร้างหน่วยแท็กแล้วเลื่อนเคอร์เซอร์ไปข้างหน้าเพื่อให้คุณสามารถสร้างแท็กได้มากขึ้นหากต้องการ หากคุณมีแท็กที่มีคำต่างๆให้พิมพ์คำเหล่านี้ทั้งหมดจากนั้นกดแท็บเพื่อให้เป็นส่วนหนึ่งของแท็กเดียว

หากคุณมีไฟล์จำนวนมากและต้องการใช้แท็กเพื่อช่วยในการจัดระเบียบคุณจะต้องคิดถึงชื่อแท็กที่คุณจะใช้ ระบบของแท็ก ข้อมูลเมตาที่ ใช้ในการจัดระเบียบเอกสารบางครั้งเรียกว่า อนุกรมวิธาน ในการจัดการเนื้อหา (แม้ว่าจะมีความหมายที่กว้างขึ้นในฟิลด์) การวางแผนชื่อแท็กและการรักษาความสอดคล้องให้สอดคล้องกันจะช่วยให้องค์กรเอกสารของคุณมีระเบียบเรียบร้อยและง่ายขึ้น

Word สามารถช่วยให้แท็กของคุณมีความสอดคล้องโดยการแนะนำแท็กที่ใช้ก่อนหน้านี้เมื่อคุณป้อนแท็กขณะบันทึกไฟล์

การเปลี่ยนและแก้ไขแท็ก

หากต้องการแก้ไขแท็กคุณจะต้องใช้บานหน้าต่างรายละเอียดใน Windows Explorer

เปิด Windows Explorer หากบานหน้าต่างรายละเอียดไม่สามารถมองเห็นได้ให้คลิก View ในเมนูและคลิกที่ Details pane ซึ่งจะเปิดบานหน้าต่างทางด้านขวาของหน้าต่าง Explorer

เลือกเอกสารของคุณและดูในบานหน้าต่างรายละเอียดสำหรับป้ายกำกับ Tags คลิกในช่องว่างหลังแท็กเพื่อทำการเปลี่ยนแปลง เมื่อคุณดำเนินการเปลี่ยนแปลงเสร็จแล้วคลิก บันทึก ที่ด้านล่างของบานหน้าต่างรายละเอียด