แทรกข้อความหรือข้อมูลจากเอกสารอื่นโดยไม่ใช้การตัดและวาง
วิธีที่ใช้ทั่วไปในการใส่ข้อความลงใน เอกสาร Word 2007 คือการตัดและวางข้อมูลนั้น วิธีนี้ทำงานได้ดีสำหรับข้อความสั้น ๆ แต่ถ้าคุณต้องการแทรกข้อมูลทั้งหมดของเอกสารหรือแม้แต่ส่วนที่ยาวเกินไปของเอกสารก็อาจมีทางเลือกที่ดีกว่าวิธีการตัดและวาง
Word 2007 ช่วยให้คุณสามารถแทรกเอกสารอื่น ๆ หรือเอกสารทั้งหมดลงในงานของคุณได้ในขั้นตอนง่ายๆ:
- วางเคอร์เซอร์ไว้ ที่ตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกเอกสาร
- คลิกแท็บ Insert.l
- คลิก ลูกศรลงที่ เชื่อมต่อกับปุ่ม Object ที่อยู่ในส่วน Text ของเมนู ribbon
- คลิก ข้อความจากไฟล์ ... จากเมนู ซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบแทรกไฟล์
- เลือกไฟล์เอกสารของคุณ หากคุณต้องการแทรกเพียงส่วนหนึ่งของเอกสารให้คลิกที่ปุ่ม Range ... กล่องโต้ตอบกำหนดช่วงจะเปิดขึ้นโดยคุณสามารถป้อนชื่อบุ๊กมาร์กจากเอกสาร Word หรือหากคุณกำลังแทรกข้อมูลจากเอกสาร Excel ป้อน ช่วงของเซลล์ที่ จะแทรก คลิก ตกลง เมื่อทำเสร็จแล้ว
- คลิก แทรก เมื่อเลือกเอกสารเสร็จแล้ว
เอกสารที่คุณเลือก (หรือส่วนของเอกสาร) จะถูกแทรกโดยเริ่มจากตำแหน่งเคอร์เซอร์ของคุณ
โปรดทราบว่าข้อความที่คุณแทรกลงในเอกสารด้วยวิธีนี้ทำงานได้ดีที่สุดเมื่อต้นฉบับไม่ได้เปลี่ยน หากต้นฉบับไม่เปลี่ยนแปลงข้อความที่แทรกจะ ไม่ อัปเดตโดยอัตโนมัติพร้อมกับการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น
อย่างไรก็ตามการใช้ตัวเลือกข้อความที่เชื่อมโยงด้านล่างมีวิธีการแทรกที่สามซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถอัปเดตเอกสารโดยอัตโนมัติหากมีการเปลี่ยนแปลงต้นฉบับ
การแทรกข้อความที่เชื่อมโยงในเอกสาร
หากข้อความจากเอกสารที่คุณกำลังแทรกอาจมีการเปลี่ยนแปลงคุณจะมีตัวเลือกในการใช้ข้อความที่เชื่อมโยงซึ่งสามารถอัปเดตได้อย่างง่ายดาย
การแทรกข้อความที่เชื่อมโยงจะคล้ายกับขั้นตอนที่อธิบายไว้ด้านบน ทำตามขั้นตอนเดียวกัน แต่เปลี่ยนขั้นตอนที่ 6:
6. คลิก ลูกศรแบบดึงลง บนปุ่มแทรกจากนั้นคลิก แทรกเป็นลิงค์ จากเมนู
ฟังก์ชันข้อความที่เชื่อมโยงกันมากเช่นเดียวกับข้อความที่แทรก แต่ข้อความจะถือว่า Word เป็นอ็อบเจกต์หนึ่ง
กำลังอัปเดตข้อความที่เชื่อมโยง
หากข้อความมีการเปลี่ยนแปลงในเอกสารต้นฉบับให้เลือกวัตถุข้อความที่เชื่อมโยงโดยคลิกที่ข้อความที่แทรก (ข้อความทั้งหมดของแทรกจะถูกเลือก) จากนั้นกด F9 ซึ่งทำให้ Word ตรวจสอบต้นฉบับและอัปเดตข้อความแทรกที่มีการเปลี่ยนแปลงใด ๆ กับต้นฉบับ