วิธีการใช้ Microsoft Word 2003 Version Control

การควบคุมเวอร์ชันของ Word 2003 เป็นประโยชน์ แต่ไม่ได้รับการสนับสนุนอีกต่อไป

Microsoft Word 2003 เป็นวิธีที่เป็นทางการในการติดตั้งเวอร์ชันสำหรับการสร้างเอกสาร คุณลักษณะการควบคุมเวอร์ชันของ Word 2003 ช่วยให้คุณสามารถเก็บรักษาเอกสารเวอร์ชันล่าสุดได้อย่างง่ายดายและมีประสิทธิภาพ

การบันทึกเอกสารด้วยชื่อไฟล์ที่แตกต่างกัน

คุณอาจใช้วิธีการบันทึกเอกสารของรุ่นที่เพิ่มขึ้นโดยใช้ชื่อไฟล์ที่แตกต่างกัน อย่างไรก็ตามมีข้อเสียของวิธีนี้ การจัดการไฟล์ทั้งหมดอาจเป็นเรื่องยากเพราะฉะนั้นต้องใช้ความขยันและวางแผน วิธีนี้ยังใช้พื้นที่เก็บข้อมูลจำนวนมากเนื่องจากแต่ละไฟล์มีเอกสารทั้งหมด

รุ่นใน Word 2003

มีวิธีการควบคุมเวอร์ชัน Word ที่ดีกว่าเพื่อหลีกเลี่ยงข้อบกพร่องเหล่านี้ในขณะที่ยังช่วยให้คุณสามารถรักษาร่างงานของคุณได้ คุณลักษณะรุ่นของ Word ช่วยให้คุณสามารถเก็บซ้ำก่อนหน้าของงานของคุณในไฟล์เดียวกับเอกสารปัจจุบันของคุณ ช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการจัดการไฟล์หลาย ๆ ไฟล์ในขณะที่ประหยัดพื้นที่จัดเก็บ คุณจะไม่มีไฟล์หลายไฟล์และเนื่องจากประหยัดเพียงความแตกต่างระหว่างฉบับร่างจะช่วยประหยัดเนื้อที่ดิสก์บางส่วนที่ต้องการได้

มีสองวิธีในการใช้เวอร์ชันของ Word 2003 สำหรับเอกสารของคุณ:

• บันทึกเวอร์ชันด้วยตนเองได้ตลอดเวลา
• ให้ Word จัดเก็บเอกสารของคุณโดยอัตโนมัติเมื่อคุณปิดเอกสาร

หากต้องการบันทึกเวอร์ชันด้วยตนเองตรวจดูให้แน่ใจว่าเอกสารเปิดอยู่:

1. คลิกไฟล์ในเมนูด้านบน
2. คลิก เวอร์ชัน ...
3. ในกล่องโต้ตอบรุ่นคลิก บันทึกเดี๋ยวนี้ ... กล่องโต้ตอบการบันทึกเวอร์ชันจะปรากฏขึ้น
4. ป้อนความคิดเห็นที่คุณต้องการรวมไว้ในเวอร์ชันนี้
5. เมื่อคุณป้อนความคิดเห็นเรียบร้อยแล้วให้คลิก ตกลง

บันทึกเวอร์ชันเอกสารแล้ว ในครั้งต่อไปที่คุณบันทึกเวอร์ชันคุณจะเห็นเวอร์ชันก่อนหน้าที่คุณบันทึกไว้ในกล่องโต้ตอบรุ่น

บันทึกเวอร์ชันโดยอัตโนมัติ

คุณสามารถตั้งค่า Word 2003 เพื่อจัดเก็บรุ่นโดยอัตโนมัติเมื่อคุณปิดเอกสารโดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. คลิกไฟล์ในเมนูด้านบน
2. คลิก รุ่น ... จะเปิดกล่องโต้ตอบรุ่น
3. ทำเครื่องหมายในช่องที่มีข้อความว่า "บันทึกรุ่นโดยอัตโนมัติเมื่อปิด"
4. คลิก ปิด

หมายเหตุ: คุณลักษณะเวอร์ชันไม่สามารถใช้ได้กับเว็บเพจที่สร้างขึ้นใน Word

การดูและการลบเวอร์ชันเอกสาร

เมื่อคุณบันทึกเอกสารเวอร์ชันของคุณคุณสามารถเข้าถึงเวอร์ชันเหล่านั้นลบเอกสารเหล่านี้และเรียกคืนเวอร์ชันของเอกสารไปยังไฟล์ใหม่ได้

หากต้องการดูเวอร์ชันของเอกสารของคุณ:

1. คลิก ไฟล์ ในเมนูด้านบน
2. คลิก รุ่น ... จะเปิดกล่องโต้ตอบรุ่น
3. เลือกรุ่นที่คุณต้องการเปิด
4. คลิก เปิด

เอกสารฉบับที่เลือกจะเปิดขึ้นในหน้าต่างใหม่ คุณสามารถเลื่อนดูเอกสารของคุณและโต้ตอบกับเอกสารได้เหมือนกับที่เป็นเอกสารปกติ

แม้ว่าคุณจะสามารถแก้ไขเอกสารเวอร์ชันก่อนหน้าได้ แต่โปรดทราบว่าไม่สามารถเปลี่ยนรูปแบบที่จัดเก็บไว้ในเอกสารปัจจุบันได้ การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่ทำกับเวอร์ชันก่อนหน้าจะสร้างเอกสารใหม่และต้องใช้ชื่อไฟล์ใหม่

เมื่อต้องการลบเอกสารเวอร์ชัน:

1. คลิกไฟล์ในเมนูด้านบน
2. คลิกที่ เวอร์ชัน ... เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบรุ่น
3. เลือกรุ่นที่คุณต้องการลบ
4. คลิกปุ่ม ลบ
5. ในกล่องโต้ตอบการยืนยันให้คลิก ใช่ หากคุณแน่ใจว่าต้องการลบเวอร์ชัน
6. คลิก ปิด

การลบเอกสารเวอร์ชันก่อนหน้ามีความสำคัญหากคุณวางแผนที่จะแจกจ่ายหรือแชร์กับผู้อื่น ไฟล์เวอร์ชันเวอร์ชันดั้งเดิมรวมถึงเวอร์ชันก่อนหน้าทั้งหมดและไฟล์เหล่านี้จะสามารถเข้าถึงได้โดยผู้อื่น

เวอร์ชันที่สนับสนุนใน Word Editions อีกต่อไป

คุณลักษณะเวอร์ชันนี้ไม่สามารถใช้งานได้ใน Microsoft Word รุ่นที่ใหม่กว่าเริ่มต้นด้วย Word 2007

นอกจากนี้โปรดระวังว่าจะเกิดอะไรขึ้นหากคุณเปิดไฟล์ที่ควบคุมเวอร์ชันใน Word เวอร์ชันต่อมา:

จากไซต์สนับสนุนของ Microsoft:

"ถ้าคุณบันทึกเอกสารที่มีเวอร์ชันในรูปแบบไฟล์ Microsoft Office Word 97-2003 จากนั้นเปิดใน Office Word 2007 คุณจะสูญเสียสิทธิ์การเข้าถึงเวอร์ชันต่างๆ

"สำคัญ: ถ้าคุณเปิดเอกสารใน Office Word 2007 และคุณบันทึกเอกสารไว้ในรูปแบบไฟล์ Word 97-2003 หรือ Office Word 2007 คุณจะสูญเสียเวอร์ชันทั้งหมดอย่างถาวร"