ปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลของกลุ่มด้วยฟิลด์ BCC ใน Mail
เมื่อคุณ ส่งอีเมล ไปยังกลุ่มเพื่อนร่วมงานความเป็นส่วนตัวมักไม่ค่อยมีปัญหา ทุกคนทำงานร่วมกันเพื่อให้คุณรู้จักที่อยู่อีเมลของกันและกันและคุณส่วนใหญ่รู้ว่าเกิดอะไรขึ้นกับสำนักงานอย่างน้อยก็ในแง่ของโครงการและข่าวสาร
แต่เมื่อคุณส่งอีเมลไปยังเกือบทุกกลุ่มอื่น ๆ ความเป็นส่วนตัวอาจเป็นเรื่องที่น่าเป็นห่วง ผู้รับข้อความของคุณอาจไม่เห็นด้วยกับการเปิดเผยที่อยู่อีเมลให้กับคนจำนวนมากที่อาจไม่ทราบ สิ่งที่สุภาพคือการใช้ตัวเลือก BCC (blind carbon copy) เพื่อส่งข้อความของคุณ
เมื่อเปิดใช้งานตัวเลือก BCC จะปรากฏเป็นฟิลด์เพิ่มเติมที่คุณสามารถป้อนที่อยู่อีเมลของผู้รับได้ ที่อยู่อีเมลที่ป้อนลงในช่อง BCC จะยังคงซ่อนอยู่จากผู้รับอื่น ๆ ของอีเมลเดียวกันเช่นเดียวกับฟิลด์ CC (Carbon Copy) ที่ คล้ายกัน
อันตรายที่ซ่อนของ BCC
BCC ดูเหมือนจะเป็นวิธีที่ดีในการส่งอีเมลไปยังกลุ่มคนโดยไม่ต้องแจ้งให้ทุกคนทราบว่าใครเป็นใคร แต่อาจส่งผลต่อเมื่อบุคคลที่ได้รับอีเมล BCC เลือกที่ตอบกลับทั้งหมด เมื่อเกิดกรณีนี้ผู้รับอีเมลทั้งหมดในรายการถึงและรายการ CC จะได้รับการตอบกลับโดยไม่ได้ตั้งใจแจ้งให้ผู้อื่นรู้ว่าต้องมีรายการ BCC และรายการสาธารณะของผู้รับ
นอกเหนือจากคนที่อยู่ในรายชื่อ BCC ที่เลือกตัวเลือก Reply to All ไม่มีสมาชิกรายอื่นของรายการ BCC เปิดเผย ประเด็นคือ BCC เป็นวิธีที่ง่ายในการซ่อนรายชื่อผู้รับ แต่ต้องการวิธีที่ง่ายที่สุดในการทำสิ่งต่างๆ แต่ก็มีศักยภาพในการยกเลิกได้ง่าย
วิธีเปิดใช้งานตัวเลือก BCC ใน Mail
ขั้นตอนการเปิดใช้งานฟิลด์ BCC แตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับรุ่นของ OS X ที่คุณใช้อยู่
เปิดตัวเลือก BCC ใน OS X Mavericks และก่อนหน้านี้
ฟิลด์ที่อยู่ BCC ไม่ได้เปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้นในจดหมาย เพื่อเปิดใช้งาน:
- เรียกใช้ Mail โดยคลิกที่ไอคอนใน Dock หรือเลือก Mail จากโฟลเดอร์ / Application
- ในหน้าต่างแอปพลิเคชันจดหมายเปิดหน้าต่างข้อความใหม่โดยคลิกไอคอนเขียนจดหมายใหม่ในแถบเครื่องมือของ Mail
- คลิกไอคอนช่องส่วนหัวที่มองเห็นได้ที่ด้านซ้ายของฟิลด์จากและเลือกฟิลด์ที่อยู่ BCC จากเมนูป็อปอัพ
- ป้อนที่อยู่อีเมลของผู้รับเป้าหมายในฟิลด์ BCC ซึ่งจะปรากฏในรูปแบบข้อความใหม่ ถ้าคุณต้องการใส่ที่อยู่ลงในช่องถึงคุณสามารถป้อนที่อยู่อีเมลของคุณได้
ช่อง BCC จะเปิดใช้งานในข้อความอีเมลทั้งหมดในอนาคตในบัญชี Mail ทั้งหมดของคุณ (ถ้าคุณมีหลายบัญชี)
ปิดตัวเลือก BCC Off ใน OS X Mavericks และก่อนหน้านี้
- หากต้องการปิดช่องที่อยู่ BCC ให้คลิกเมนูป๊อปอัปทางซ้ายของฟิลด์จากและเลือกฟิลด์ที่อยู่ BCC การดำเนินการนี้จะลบเครื่องหมายถูกข้างรายการเมนู
เปิดหรือปิดตัวเลือก BCC ใน OS X Yosemite และต่อมา
ขั้นตอนการเปิดใช้งานและใช้ฟิลด์ BCC ใกล้เคียงกับวิธีการที่ระบุไว้ข้างต้น ข้อแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือตำแหน่งที่ปุ่มฟิลด์ส่วนหัวที่มองเห็นอยู่ ใน Mail รุ่นเก่าปุ่มนี้ตั้งอยู่ทางด้านซ้ายของฟิลด์ From จากหน้าต่างข้อความใหม่ ใน OS X Yosemite และต่อมาปุ่มหัวกระดาษที่มองเห็นได้ถูกย้ายไปที่แถบเครื่องมือที่ด้านบนซ้ายของหน้าต่างข้อความใหม่
ยกเว้นตำแหน่งใหม่ของปุ่มกระบวนการสำหรับการเปิดใช้การปิดใช้งานและการใช้ฟิลด์ BCC จะยังคงเหมือนเดิม
เคล็ดลับโบนัส - เพิ่มฟิลด์ลำดับความสำคัญ
คุณอาจสังเกตเห็นเมนูป๊อปอัปส่วนหัวที่มองเห็นได้ไม่เพียง แต่มีฟิลด์ Bcc แต่ช่วยให้คุณสามารถเพิ่มฟิลด์ลำดับความสำคัญลงในอีเมลที่คุณส่งได้ ฟิลด์ลำดับความสำคัญคือเมนูแบบเลื่อนลงที่ปรากฏใต้บรรทัดหัวเรื่อง (OS X Mavericks และก่อนหน้านี้) หรือที่ด้านซ้ายสุดของบรรทัดหัวเรื่อง (OS X Yosemite และในภายหลัง) ตัวเลือกความสำคัญที่มีอยู่คือ:
- !! ความสำคัญสูง
- ! ความสำคัญตามปกติ
- - ความสำคัญต่ำ
การใช้การตั้งค่าความสำคัญสูงหรือการตั้งค่าลำดับความสำคัญต่ำจะทำให้รายการในคอลัมน์ลำดับความสำคัญของแอป Mail มีผล การเลือกลำดับความสำคัญตามปกติจะไม่มีรายการในคอลัมน์ลำดับความสำคัญของอีเมลเช่นเดียวกับก่อนที่คุณจะทำให้ฟิลด์ลำดับความสำคัญปรากฏขึ้น
คุณไม่สามารถกำหนดการเลือกลำดับความสำคัญได้ดีเกินไปซึ่งอาจเป็นประโยชน์สำหรับอีเมลระหว่างแผนก ในอีกแง่หนึ่งความเป็นไปได้สูงที่จะนำไปสู่ระดับความสำคัญที่สร้างสรรค์มาก ฉันปล่อยให้ผู้อ่านเห็นภาพสิ่งที่พวกเขาอาจเป็น