วิธีเชื่อมโยงและฝังไฟล์ Excel ในเอกสาร Word

เข้าถึงข้อมูลที่คุณต้องการได้อย่างง่ายดาย

หากคุณกำลังใช้ Microsoft Word เพื่อสร้างเอกสารทางธุรกิจเช่นรายงานและแผนธุรกิจสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้คือคุณต้องใส่ข้อมูลที่สร้างขึ้นใน Excel คุณมีตัวเลือกสองตัวเลือกสำหรับการทำเช่นนี้: คุณสามารถเชื่อมโยงไปยังเอกสาร Excel เพื่อดึงข้อมูลที่คุณต้องการลงในไฟล์ Word ของคุณหรือคุณสามารถฝังเอกสาร Excel ไว้ภายในไฟล์ Word เองได้

แม้ว่ากระบวนการเหล่านี้เป็นกระบวนการที่ง่าย แต่คุณต้องรู้จักตัวเลือกและข้อ จำกัด ของแต่ละข้อ ที่นี่คุณจะได้เรียนรู้วิธีเชื่อมโยงและฝังเอกสาร Excel ในเอกสาร Word ของคุณ

การเชื่อมโยงไปยัง Excel Spreadsheet

สำหรับผู้ใช้ที่ต้องการให้มั่นใจว่าข้อมูลมีการอัปเดตทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงสเปรดชีตการเชื่อมโยงเป็นวิธีที่จะไป สร้างลิงค์เดียวซึ่งจะดึงข้อมูลจากไฟล์ Excel ของคุณไปยังเอกสาร Word การเชื่อมโยงเอกสาร Excel จะทำให้ไฟล์ Word ของคุณมีขนาดเล็กเนื่องจากข้อมูลจะไม่ถูกบันทึกด้วยเอกสาร Word

การเชื่อมโยงไปยังเอกสาร Excel มีข้อ จำกัด บางอย่าง:

• ถ้าคุณย้ายไฟล์ Excel คุณจะต้องสร้างการเชื่อมโยงใหม่ในเอกสาร Word
• ถ้าคุณวางแผนที่จะขนส่งไฟล์ Word หรือใช้ในคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นคุณต้องจำไว้ว่าต้องการขนส่งไฟล์ Excel พร้อมกับไฟล์นี้
• คุณต้องแก้ไขข้อมูลทั้งหมดในเอกสาร Excel โดยทั่วไปไม่ใช่ปัญหาเว้นแต่คุณต้องการรูปแบบที่แตกต่างกันในเอกสาร Word

หมายเหตุ: หากคุณใช้ Word 2007 คุณจะต้องการอ่านบทความเกี่ยวกับวิธีเชื่อมโยงข้อมูล Excel ใน Word 2007

ถ้าคุณกำลังใช้ Word รุ่นก่อนหน้าให้ทำตามขั้นตอนง่ายๆดังนี้:

1. เปิดทั้งเอกสาร Word และกระดาษคำนวณ Excel ที่คุณจะเชื่อมโยงไป
2. ใน Excel เลือกและคัดลอกช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการรวม (หากคุณต้องการแทรกคอลัมน์หรือแถวเพิ่มเติมลงในสเปรดชีตของคุณให้เลือกเวิร์กชีตทั้งหมดโดยคลิกที่ช่องที่มุมซ้ายบนที่จุดเชื่อมต่อของแถวและ ตัวอักษรของคอลัมน์)
3. ในตำแหน่งเอกสาร Word เคอร์เซอร์ที่คุณต้องการแทรกตารางที่เชื่อมโยง
4. ในเมนู แก้ไข เลือก วางพิเศษ ...
5. คลิกปุ่มตัวเลือกข้าง ลิงก์วาง
6. ภายใต้ป้ายชื่อ As ให้เลือก Microsoft Excel Worksheet Object
7. คลิก ตกลง

ตอนนี้ข้อมูล Excel ของคุณจะถูกแทรกลงในและเชื่อมโยงกับสเปรดชีต Excel ของคุณ ถ้าคุณทำการเปลี่ยนแปลงแฟ้มต้นฉบับของ Excel ในครั้งต่อไปที่คุณเปิดเอกสาร Word ของคุณคุณจะได้รับพร้อมท์ให้อัพเดตข้อมูลที่เชื่อมโยง

การฝัง Excel Spreadsheet

ขั้นตอนการฝังแผ่นงาน Excel ในเอกสาร Word ของคุณเป็นหลักเหมือนกับการเชื่อมโยงไปยังแผ่นงาน Excel ข้อแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือในตัวเลือกที่คุณระบุในกล่องโต้ตอบ วางแบบพิเศษ ในขณะที่ผลลัพธ์อาจปรากฏเหมือนกันในตอนแรก แต่ต่างออกไปอย่างมาก

โปรดทราบว่าเมื่อฝังเอกสาร Excel ไว้ในเอกสาร Word เอกสาร Excel ทั้งหมดจะถูกรวมไว้ด้วย Word จัดรูปแบบข้อมูลฝังตัวเพื่อแสดงสิ่งที่คุณเลือก แต่เอกสาร Excel ทั้งหมดจะรวมอยู่ในไฟล์ Word

การฝังเอกสาร Excel จะทำให้ขนาดไฟล์ของเอกสาร Word ของคุณใหญ่ขึ้น

ถ้าคุณใช้ Word 2007 เรียนรู้วิธีฝังข้อมูล Excel ใน Word 2007 สำหรับ Word เวอร์ชันก่อนหน้าให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อฝังไฟล์ Excel ในเอกสาร Word ของคุณ:

1. เปิดทั้งเอกสาร Word และกระดาษคำนวณ Excel
2. ใน Excel คัดลอกช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการรวม
3. ในตำแหน่งเอกสาร Word เคอร์เซอร์ที่คุณต้องการแทรกตาราง
4. ในเมนู แก้ไข เลือก วางพิเศษ ...
5. คลิกปุ่มตัวเลือกข้าง วาง
6. ภายใต้ป้ายกำกับ "As:" ให้เลือก Microsoft Excel Worksheet Object
7. คลิก ตกลง

ขณะนี้สเปรดชีต Excel ของคุณฝังอยู่ในเอกสาร Word แล้ว