เพื่อให้ แฟ้มโฟลเดอร์ส่วนบุคคล ดีฟอลต์ของคุณมีรูปแบบที่บางและเล็กและสมบูรณ์แบบสำหรับการเข้าใช้งานได้อย่างรวดเร็ว Outlook มีคุณลักษณะการ เก็บถาวรอัตโนมัติที่ มีประโยชน์ซึ่ง จะย้ายรายการเก่าไปยังไฟล์เก็บถาวรโดยอัตโนมัติ
แต่ถ้าคุณต้องการเก็บข้อมูลเพียงปีละครั้งและสื่อที่ถอดออกได้? สมมติว่าทุกปีระหว่างวันคริสมาสและอีฟปีใหม่คุณต้องการย้ายอีเมลเก่าจาก Outlook ไปเป็น DVD-ROM ปี ด้วยการเล่นกลของไฟล์ PST คุณสามารถทำได้
เก็บจดหมาย Outlook ไปยังสื่อแบบถอดได้
เก็บจดหมาย Outlook เก่าไว้ในสื่อที่ถอดได้:
- เลือก ไฟล์ | การจัดการไฟล์ข้อมูล ... จากเมนูใน Outlook
- คลิก เพิ่ม ...
- ออกจาก โฟลเดอร์ Outlook Personal Folders File (.pst) ที่ เลือกไว้
- ถ้าคุณต้องการเข้าถึงข้อความที่เก็บถาวรของคุณจาก Outlook เวอร์ชันก่อน Outlook 2003 ให้เลือก Office Personal Files Files (.pst) ของ Office 97-2002
- คลิก ตกลง
- ภายใต้ บันทึกใน: ไปที่สื่อแบบถอดได้ไดรฟ์เครือข่ายหรือสถานที่อื่นที่คุณต้องการจัดเก็บที่เก็บของคุณ
- พิมพ์ชื่อที่ต้องการของที่เก็บถาวรภายใต้ ชื่อไฟล์: .
- คลิก ตกลง
- กำหนดชื่อที่สื่อความลับของคุณ (เช่นปีจดหมายที่เก็บถาวร) ภายใต้ ชื่อ: .
- เลือกเข้ารหัสข้อความและป้องกันด้วยรหัสผ่านของคุณได้
- คลิก ตกลง
- คลิก ปิด
- ย้ายโฟลเดอร์ที่คุณต้องการเก็บถาวรไปยังตำแหน่งที่จัดเก็บใหม่ในบานหน้าต่างนำทางของ Outlook
- ถ้าคุณต้องการเก็บเฉพาะข้อความแต่ละฉบับไม่ใช่โฟลเดอร์ทั้งหมดให้คลิกขวาที่ตำแหน่งที่จัดเก็บใหม่และเลือก โฟลเดอร์ใหม่ ... เพื่อสร้าง โฟลเดอร์ จดหมายและรายการโพสต์ ใหม่ในโฟลเดอร์ จากนั้นย้ายข้อความที่ต้องการไปยังโฟลเดอร์ใหม่
- คลิกที่ตำแหน่งที่จัดเก็บด้วยปุ่มขวาของเมาส์
- เลือก ปิด "... " จากเมนู
ขณะนี้ข้อความของคุณถูกเก็บถาวรและไม่ใช้งาน แน่นอนคุณสามารถ เสียบกลับเข้าสู่ Outlook ได้ตลอดเวลาโดยง่ายเพื่ออ่านหรือกู้คืน