การทำความเข้าใจแมโคร Microsoft Word

1. ในการ เครื่องมือ เมนูคลิก แมโคร.
2. คลิก แมโคร ... จากเมนูย่อย; คุณสามารถใช้ แป้น พิมพ์ลัด Alt + F8 เพื่อเข้าถึงมาโครได้เช่นกัน กล่องโต้ตอบ
3. ในเมนูแบบเลื่อนลงข้างป้าย "แมโครใน" ให้เลือก คำสั่งของ Word
4. รายการคำสั่งของตัวอักษรจะปรากฏขึ้น หากคุณเลือกชื่อคำอธิบายคำสั่งจะปรากฏที่ด้านล่างของช่องภายใต้ป้ายกำกับ "Description"

ถ้าคำสั่งที่คุณต้องการสร้างมีอยู่แล้วคุณไม่ควรสร้างมาโคร Word ของคุณด้วยตัวเอง ถ้าไม่มีอยู่คุณควรไปยังหน้าถัดไปซึ่งครอบคลุมการวางแผนมาโคร Word ของคุณ

วิธีสร้างแมโคร Word ที่มีประสิทธิภาพ

ขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในการสร้างแมโคร Word ที่มีประสิทธิภาพคือการวางแผนอย่างรอบคอบ แม้ว่าจะดูเหมือนชัดเจน แต่คุณก็ควรทำความเข้าใจกับสิ่งที่คุณต้องการให้แมโคร Word ดำเนินการวิธีที่จะทำให้การทำงานในอนาคตของคุณง่ายขึ้นและสถานการณ์ตามที่คุณตั้งใจจะใช้

มิเช่นนั้นคุณอาจต้องใช้เวลาในการสร้างมาโครที่ไม่มีประสิทธิภาพซึ่งคุณจะไม่ใช้

เมื่อคุณระลึกถึงสิ่งเหล่านี้แล้วก็ถึงเวลาที่ต้องวางแผนตามขั้นตอนจริงแล้ว นี่เป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากเครื่องบันทึกจะจดจำทุกสิ่งที่คุณทำและรวมไว้ในแมโคร ตัวอย่างเช่นถ้าคุณพิมพ์บางสิ่งบางอย่างแล้วลบออกทุกครั้งที่คุณเรียกใช้แมโคร Word จะทำรายการเดียวกันและลบออก

คุณสามารถดูวิธีการนี้จะทำให้มาโครกเลอะเทอะและไม่มีประสิทธิภาพ

เมื่อคุณวางแผนมาโครของคุณต่อไปนี้เป็นสิ่งที่ควรพิจารณา:

• วางแผนคำสั่งและลำดับที่คุณต้องการใช้แมโคร
• รู้จักคีย์ลัดสำหรับคำสั่งที่คุณต้องการใช้ สิ่งนี้มีความสำคัญสำหรับการนำทาง คุณจะไม่สามารถใช้เมาส์เพื่อนำทางภายในพื้นที่เอกสารเมื่อคุณใช้เครื่องบันทึก นอกจากนี้คุณจะสร้างแมโครแบบเน้น ๆ หากคุณใช้แป้นพิมพ์ลัดมากกว่าปุ่มลูกศรเนื่องจากการกดแป้นพิมพ์แต่ละปุ่มจะรวมอยู่ด้วย
• วางแผนสำหรับข้อความที่ Word อาจแสดงขึ้นและจะหยุดแมโคร
• ใช้ขั้นตอนน้อยที่สุดเพื่อให้มาโครเอนเอียง
• ทดสอบการทำงานอย่างน้อยหนึ่งครั้งก่อนที่คุณจะเริ่มบันทึก

หลังจากที่คุณได้วางแผนมาโคร Word แล้วดำเนินการเสร็จสิ้นคุณก็พร้อมที่จะบันทึกแล้ว

หากคุณวางแผนมาโครของคุณอย่างรอบคอบแล้วการบันทึกข้อมูลเพื่อใช้ในภายหลังจะเป็นส่วนที่ง่ายที่สุดของกระบวนการนี้ ในความเป็นจริงความแตกต่างระหว่างการสร้างมาโครและการทำงานกับเอกสารก็คือการที่คุณต้องกดปุ่มพิเศษเพียงไม่กี่ปุ่มและเลือกคู่กันในกล่องโต้ตอบ

การตั้งค่าการบันทึกมาโครของคุณ

ขั้นแรกให้คลิก เครื่องมือ ในเมนูจากนั้นคลิก บันทึกแมโครใหม่ ... เพื่อเปิดไดอะล็อกแมโครบันทึก

ในช่องใต้ "ชื่อมาโคร" ให้พิมพ์ชื่อที่ไม่ซ้ำกัน ชื่อสามารถมีได้ถึง 80 ตัวอักษรหรือตัวเลข (ไม่มีสัญลักษณ์หรือช่องว่าง) และต้องขึ้นต้นด้วยตัวอักษร คุณควรป้อนคำอธิบายของการกระทำที่มาโครดำเนินการในช่องคำอธิบาย ชื่อที่คุณกำหนดมาโครควรมีเอกลักษณ์เพียงพอที่คุณจะจำได้ว่าต้องทำอย่างไรโดยไม่ต้องอ้างอิงคำอธิบาย

เมื่อคุณตั้งชื่อแมโครและป้อนคำอธิบายแล้วให้เลือกว่าคุณต้องการให้มาโครมีอยู่ในเอกสารทั้งหมดหรือเฉพาะในเอกสารปัจจุบันเท่านั้น โดยค่าเริ่มต้น Word จะทำให้มาโครมีให้กับเอกสารทั้งหมดของคุณและคุณอาจพบว่านี่เป็นเหตุผลที่เหมาะสมที่สุด

หากคุณเลือกที่จะ จำกัด การใช้งานของคำสั่งนี้เพียง แต่เน้นชื่อเอกสารในช่องแบบเลื่อนลงใต้ป้ายกำกับ "Store Macro in"

เมื่อคุณป้อนข้อมูลสำหรับมาโครคลิก ตกลง แถบเครื่องมือบันทึกแมโครจะปรากฏที่มุมซ้ายบนของหน้าจอ

บันทึกมาโครของคุณ

ตัวชี้เมาส์จะมีไอคอนขนาดเล็กที่มีลักษณะคล้ายเทปคาสเซ็ตข้างๆแสดงว่า Word กำลังบันทึกการกระทำของคุณ ตอนนี้คุณสามารถทำตามขั้นตอนที่คุณวางแผนไว้ในขั้นตอนการวางแผน เมื่อเสร็จแล้วให้กดปุ่ม Stop (เป็นสี่เหลี่ยมสีฟ้าด้านซ้าย)

หากไม่ว่าด้วยเหตุผลใดคุณต้องหยุดการบันทึกชั่วคราวชั่วคราวให้คลิกปุ่ม หยุดบันทึกชั่วคราว / บันทึกต่อ (ที่ด้านขวา) หากต้องการบันทึกต่อให้คลิกอีกครั้ง

เมื่อคุณกดปุ่ม หยุด แมโคร Word ของคุณพร้อมใช้งานแล้ว

ทดสอบแมโครของคุณ

เมื่อต้องการเรียกใช้แมโครให้ใช้ แป้น พิมพ์ลัด Alt + F8 เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบมาโคร เน้นแมโครของคุณในรายการแล้วคลิก เรียกใช้ หากคุณไม่เห็นมาโครของคุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าตำแหน่งที่ถูกต้องอยู่ในช่องข้างป้าย "แมโครใน"

จุดประสงค์เบื้องหลังการสร้างแมโครใน Word คือการเพิ่มความเร็วในการทำงานของคุณโดยการวางงานซ้ำ ๆ และลำดับคำสั่งที่ซับซ้อนที่ปลายนิ้วของคุณ สิ่งที่ต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการทำด้วยตัวเองเพียงไม่กี่วินาทีด้วยการคลิกปุ่ม

แน่นอนถ้าคุณสร้างแมโครขึ้นมามากมายการค้นหาผ่านกล่องโต้ตอบ มาโคร จะกินมากขึ้นเวลาที่คุณบันทึก หากคุณกำหนดมาโครของคุณเป็นคีย์ลัดคุณสามารถข้ามช่องโต้ตอบและเข้าถึงมาโครโดยตรงจากแป้นพิมพ์ได้เช่นเดียวกับที่คุณสามารถใช้แป้นพิมพ์ลัดเพื่อเข้าถึงคำสั่งอื่นใน Word ได้

การสร้างแป้นพิมพ์ลัดสำหรับมาโคร

1. จากเมนู เครื่องมือ เลือก กำหนดเอง ...
2. ในกล่องโต้ตอบกำหนดค่าให้คลิก แป้นพิมพ์
3. กล่องโต้ตอบกำหนดค่าคีย์บอร์ดจะเปิดขึ้น
4. ในกล่องเลื่อนใต้ป้ายกำกับ "หมวดหมู่" เลือก แมโคร
5. ในกล่องเลื่อนแบบมาโครให้ค้นหาชื่อมาโครที่คุณต้องการกำหนดคีย์ลัด
6. หากมาโครปัจจุบันมีการกดแป้นพิมพ์ที่กำหนดไว้การกดแป้นพิมพ์จะปรากฏในช่องใต้ป้ายกำกับ "Current keys"
7. หากไม่มีการกำหนดแป้นพิมพ์ลัดให้กับมาโครหรือหากคุณต้องการสร้างคีย์ลัดที่สองสำหรับมาโครของคุณให้คลิกในช่องใต้ป้ายกำกับ "กดปุ่มทางลัดใหม่"
8. ป้อนการกดแป้นพิมพ์ที่คุณต้องการใช้เพื่อเข้าถึงแมโครของคุณ (ถ้าคีย์ลัดถูกกำหนดให้กับคำสั่งแล้วข้อความจะปรากฏใต้ช่อง "Current keys" ที่ระบุว่า "Currently assigned to" ตามด้วยชื่อของคำสั่งคุณสามารถมอบหมายการกดแป้นพิมพ์ใหม่โดยดำเนินการต่อหรือคุณสามารถเลือกได้ การกดแป้นพิมพ์ใหม่)
9. ในช่องแบบเลื่อนลงข้างป้ายกำกับ "บันทึกการเปลี่ยนแปลงใน" ให้เลือก ปกติ เพื่อใช้การเปลี่ยนแปลงเอกสารทั้งหมดที่สร้างขึ้นใน Word ในการใช้ปุ่มลัดในเอกสารปัจจุบันเท่านั้นให้เลือกชื่อเอกสารจากรายการ
10. คลิก กำหนด
11. คลิก ปิด
12. คลิก ปิด ในการกำหนดเองกล่องโต้ตอบ