สร้างแม่แบบ Word ของคุณเองเพื่อประหยัดเวลา แต่วางแผนไว้ก่อน
หากคุณมักสร้างเอกสารที่มีการจัดรูปแบบเฉพาะแบบเดียวกัน แต่ไม่ได้มีข้อความเดียวกันเสมอไปเช่นใบแจ้งหนี้สลากส่งแบบฟอร์มจดหมาย ฯลฯ คุณสามารถดำเนินการโดยอัตโนมัติและช่วยประหยัดเวลาได้มากโดยการสร้างเอกสาร แม่แบบใน Word
แม่แบบคืออะไร?
สำหรับผู้ที่ไม่คุ้นเคยกับเทมเพลตนี่เป็นคำอธิบายอย่างรวดเร็ว: เทมเพลต Microsoft Word เป็นเอกสารประเภทหนึ่งที่สร้างสำเนาของตัวเองเมื่อคุณเปิดเอกสาร สำเนานี้มีการออกแบบและจัดรูปแบบทั้งหมดของเทมเพลตเช่นโลโก้และตาราง แต่คุณสามารถแก้ไขได้โดยการป้อนเนื้อหาโดยไม่ต้องแก้ไขเทมเพลตต้นฉบับ
คุณสามารถเปิดเทมเพลตได้หลายครั้งเท่าที่คุณต้องการและทุกครั้งที่สร้างสำเนาใหม่สำหรับเอกสารใหม่ ไฟล์ที่สร้างขึ้นจะถูกบันทึกเป็นไฟล์ Word มาตรฐาน (เช่น. docx)
เทมเพลตของ Word สามารถมีรูปแบบรูปแบบข้อความต้นแบบ มาโคร ส่วนหัวและท้ายกระดาษได้เช่นเดียวกับ พจนานุกรมที่กำหนดเอง แถบเครื่องมือและ รายการ AutoText
การวางแผนแม่แบบ Word
ก่อนสร้างเทมเพลต Word คุณควรสร้างรายการรายละเอียดที่ต้องการรวมไว้ เวลาที่คุณวางแผนใช้จะช่วยให้คุณประหยัดเวลามากขึ้นในระยะยาว
นี่คือเคล็ดลับบางอย่างเกี่ยวกับสิ่งที่จะรวม:
- ข้อความใด ๆ ที่ควรมีในเอกสารทั้งหมดตามเทมเพลต
- การจัดรูปแบบเช่นคอลัมน์ระยะขอบการหยุดแท็บท้ายกระดาษเชิงอรรถ ฯลฯ
- มาโครที่คุณอาจต้องการใช้ แต่เฉพาะกับเอกสารนี้
- สำหรับตัวอักษรให้แทรกเขตข้อมูลวันที่ที่จะอัปเดตโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่มีการเปิดเทมเพลต
- นอกจากนี้สำหรับจดหมายรวมที่อยู่และที่อยู่ติดต่อของคุณ
- ใช้ฟิลด์หรือข้อความอัตโนมัติสำหรับข้อมูลที่อาจมีการเปลี่ยนแปลง แต่จะประกอบด้วยข้อมูลประเภทเดียวกัน (เช่นหมายเลขหน้าชื่อเอกสารเส้นทางของไฟล์ ฯลฯ ) ข้อมูลประเภทนี้มักอยู่ในส่วนหัวและท้ายกระดาษ
- หากเอกสารของคุณมีส่วนที่มีการจัดรูปแบบแตกต่างกันคุณสามารถใช้ข้อความตัวยึดข้อความอธิบายเช่น TITLE หรือ HEADING ซึ่งคุณสามารถพิมพ์ลงในสำเนาที่สร้างขึ้นจากเทมเพลต วิธีนี้จะมีการจัดรูปแบบเฉพาะสำหรับส่วนนั้น
เมื่อคุณมีโครงร่างของสิ่งที่คุณต้องการแล้วให้วางเอกสารต้นแบบในเอกสาร Word ว่างเปล่า รวมองค์ประกอบทั้งหมดที่คุณระบุไว้และการออกแบบที่คุณต้องการสำหรับเอกสารของคุณ
การบันทึกแม่แบบใหม่ของคุณ
บันทึกเอกสารของคุณเป็นเทมเพลตโดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:
Word 2003
- คลิกที่ ไฟล์ ในเมนูด้านบน
- คลิก บันทึกเป็น ...
- ไปที่ตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกเทมเพลตของคุณ Word จะเริ่มต้นในตำแหน่ง บันทึกเริ่มต้น สำหรับเทมเพลต โปรดทราบว่าเทมเพลตที่บันทึกไว้ในตำแหน่งอื่นที่ไม่ใช่ตำแหน่งเริ่มต้นจะไม่ปรากฏในกล่องโต้ตอบแม่แบบเมื่อสร้างเอกสารใหม่
- ในช่อง "ชื่อไฟล์" พิมพ์ชื่อไฟล์ที่เป็นที่รู้จัก
- คลิกเมนูแบบเลื่อนลง "บันทึกเป็นประเภท" และเลือก เทมเพลตเอกสาร
- คลิก บันทึก
Word 2007
- คลิกปุ่ม Microsoft Office ที่ด้านซ้ายบน
- วางตัวชี้เมาส์ไว้เหนือ Save As ... ในเมนูรองที่เปิดขึ้นให้คลิก เทมเพลตของ Word
- ไปที่ตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกเทมเพลตของคุณ Word จะเริ่มต้นในตำแหน่งบันทึกเริ่มต้นสำหรับเทมเพลต โปรดจำไว้ว่าเทมเพลตที่บันทึกไว้ในตำแหน่งอื่นที่ไม่ใช่ตำแหน่งเริ่มต้นจะไม่ปรากฏในกล่องโต้ตอบแม่แบบ
- ในช่อง "ชื่อไฟล์" พิมพ์ชื่อไฟล์ที่เป็นที่รู้จัก
- คลิก บันทึก
Word 2010 และรุ่นที่ใหม่กว่า
- คลิกแท็บแฟ้ม
- คลิก บันทึกเป็น ...
- ไปที่ตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกเทมเพลตของคุณ Word จะเริ่มต้นในตำแหน่งบันทึกเริ่มต้นสำหรับเทมเพลต โปรดทราบว่าเทมเพลตที่บันทึกไว้ในตำแหน่งอื่นที่ไม่ใช่ตำแหน่งเริ่มต้นจะไม่ปรากฏในกล่องโต้ตอบแม่แบบเมื่อสร้างเอกสารใหม่
- ในช่อง "ชื่อไฟล์" พิมพ์ชื่อไฟล์ที่เป็นที่รู้จัก
- คลิกเมนูแบบเลื่อนลง "บันทึกเป็นประเภท" และเลือก เทมเพลตเอกสาร
- คลิก บันทึก
ขณะนี้เอกสารของคุณได้รับการบันทึกเป็นเทมเพลตที่มีไฟล์. dot หรือ. dotx ที่สามารถใช้เพื่อสร้างเอกสารใหม่ ๆ ตามเอกสารได้