วิธีการใช้ AutoText ใน Microsoft Word

AutoText เป็นวิธีที่ง่ายในการเพิ่มความเร็วในการสร้างเอกสารของคุณ ช่วยให้คุณสามารถแทรกข้อความที่กำหนดไว้ล่วงหน้าลงในเอกสารของคุณโดยอัตโนมัติเช่นเส้นตารางคำทักทายและอื่น ๆ

ใช้รายการข้อความอัตโนมัติที่มีอยู่ของ Word

Word มีหลายรายการ AutoText ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า คุณสามารถดูได้โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

Word 2003

1. คลิก แทรก ในเมนู
2. วางตัวชี้เมาส์ไว้เหนือ AutoText ในเมนู เมนูภาพนิ่งรองจะเปิดด้วยรายการหมวดหมู่ AutoText เช่น Attention Line, Close, Header / Footer และอื่น ๆ
3. วางเมาส์เหนือหมวด AutoText ประเภทใดประเภทหนึ่งเพื่อเปิดเมนูสไลด์ออกที่สามซึ่งแสดงข้อความเฉพาะที่จะแทรกเมื่อคุณคลิก

Word 2007

สำหรับ Word 2007 คุณจะต้องเพิ่มปุ่ม AutoText ก่อนลงในแถบเครื่องมือ Quick Access Toolbar ที่ด้านบนซ้ายของหน้าต่าง Word:

1. คลิกที่ ลูกศรลง ที่ส่วนท้ายของแถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วนที่ด้านบนซ้ายของหน้าต่าง Word
2. คลิก คำสั่งเพิ่มเติม ...
3. คลิกรายการแบบเลื่อนลงที่มีข้อความ "เลือกคำสั่งจาก:" และเลือก คำสั่งไม่อยู่ใน Ribbon
4. เลื่อนลงในรายการและเลือก AutoText
5. คลิก Add >> เพื่อย้าย AutoText ในบานหน้าต่างด้านขวา
6. คลิก ตกลง

ตอนนี้คลิกที่ปุ่ม AutoText ใน Quick Access Toolbar สำหรับรายการของรายการ AutoText ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

Word 2010 และรุ่นที่ใหม่กว่า

1. คลิกแท็บ แทรก
2. ในส่วน Text ของริบบิ้นให้คลิก Quick Parts
3. วางเมาส์เหนือ AutoText ในเมนู เมนูรองจะเปิดรายการรายการข้อความ AutoText ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

การกำหนดรายการ AutoText ของคุณเอง

นอกจากนี้คุณยังสามารถเพิ่มรายการ AutoText ของคุณเองลงใน แม่แบบ Word ได้

Word 2003

1. คลิกแทรกในเมนูด้านบน
2. วางตัวชี้เมาส์ไว้เหนือ AutoText ในเมนูรองคลิก AutoText ... จะ เป็นการเปิดกล่องโต้ตอบการแก้ไขอัตโนมัติในแท็บ AutoText
3. ป้อนข้อความที่คุณต้องการใช้เป็น AutoText ในฟิลด์ "ป้อนข้อความอัตโนมัติที่นี่"
4. คลิก เพิ่ม
5. คลิก ตกลง

Word 2007

1. เลือกข้อความที่คุณต้องการเพิ่มลงในแกลเลอรี AutoText ของคุณ
2. คลิกปุ่ม AutoText ที่ คุณเพิ่มลงในแถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วน (ดูคำแนะนำด้านบน)
3. คลิก Save Selection เพื่อ AutoText Gallery ที่ด้านล่างของเมนู AutoText
4. กรอกข้อมูลในช่อง * ในกล่องโต้ตอบสร้างสร้างตึกใหม่
5. คลิก ตกลง

Word 2010 และรุ่นที่ใหม่กว่า

รายการ AutoText เรียกว่า Building Block ใน Word 2010 และเวอร์ชันที่ใหม่กว่า

ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อสร้างรายการ AutoText:

1. เลือกข้อความที่คุณต้องการเพิ่มลงในแกลเลอรี AutoText ของคุณ
2. คลิกแท็บ แทรก
3. ในกลุ่มข้อความให้คลิกปุ่ม Quick Parts
4. วางตัวชี้เมาส์ไว้เหนือ AutoText ในเมนูรองที่เปิดขึ้นให้คลิก บันทึกรายการที่เลือกลงในแกลเลอรี AutoText ที่ด้านล่างของเมนู
5. กรอกข้อมูลในฟิลด์ในกล่องโต้ตอบสร้างการสร้างใหม่ (ดูด้านล่าง)
6. คลิก ตกลง

* ช่องในกล่องโต้ตอบ Create New Building Block คือ:

• ฟิลด์ ชื่อ จะเป็นข้อความที่คุณเลือก
• ควรตั้งค่า แกลเลอรี เป็น AutoText
• หมวดหมู่ เป็นแบบทั่วไปโดยค่าเริ่มต้น แต่คุณสามารถสร้างรูปแบบของคุณเองได้
• คำอธิบาย คือตำแหน่งที่คุณสามารถเพิ่มข้อความเพื่อระบุรายการได้
• บันทึก เป็นเทมเพลตที่คุณต้องการบันทึกรายการเริ่มต้นคือ Normal
• ตัวเลือก ช่วยให้คุณสามารถเลือกให้ AutoText แทรกตามปกติในย่อหน้าของตนเองหรือระหว่างการแบ่งหน้าให้เป็นหน้าเว็บของตัวเอง

นอกจากนี้คุณยังสามารถเรียนรู้วิธี เพิ่มคีย์ลัดในรายการ AutoText