การเพิ่มปุ่มลัดเพื่อ Word AutoText Entries

รายการข้อความอัตโนมัติเป็นบิตของข้อความที่คุณสามารถแทรกลงในเอกสาร Word ต่างๆ แต่คุณรู้ไหมว่าด้วยแป้นพิมพ์ลัดคุณสามารถแทรกข้อความอัตโนมัติได้เร็วขึ้น

ด้วยแป้นพิมพ์ลัดการแทรกรายการข้อความอัตโนมัติลงใน เอกสาร Word เพียงแค่กดปุ่มง่ายๆแทนที่จะพิมพ์ชื่อของรายการ นี้สามารถสิ้นสุดเป็นประหยัดเวลามากโดยเฉพาะถ้าคุณใช้จำนวนมาก Auto Text รายการ

การสร้างข้อความอัตโนมัติ

สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือสร้างรายการข้อความอัตโนมัติ นอกจากนี้ยังมีข้อความ Auto Text เริ่มต้นน้อยมากที่ติดตั้งและกำหนดค่าไว้ล่วงหน้าด้วย MS Word รายการข้อความอัตโนมัติเริ่มต้นของคุณสามารถมีทางลัดที่ใช้กับรายการเหล่านี้ หากคุณไม่ทราบวิธี แทรกข้อความอัตโนมัติ โปรดดูขั้นตอนด้านล่าง

Word 2003

  1. คลิกแทรกในเมนูด้านบน
  2. วางตัวชี้เมาส์ไว้เหนือ AutoText ในเมนูรองคลิก AutoText ซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบการแก้ไขอัตโนมัติในแท็บ AutoText
  3. ป้อนข้อความที่คุณต้องการใช้เป็น AutoText ในฟิลด์ "ป้อนรายการ AutoText ที่นี่" คลิก เพิ่ม
  4. คลิก ตกลง

Word 2007

  1. เลือกข้อความที่คุณต้องการเพิ่มลงในแกลเลอรี AutoText ของคุณ
  2. คลิกปุ่ม AutoText ที่ คุณเพิ่มลงในแถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วน (ดูคำแนะนำด้านบน)
  3. คลิก Save Selection เพื่อ AutoText Gallery ที่ด้านล่างของเมนู AutoText
  4. กรอกข้อมูลในช่อง * ในกล่องโต้ตอบสร้างสร้างตึกใหม่
  5. คลิก ตกลง

Word 2010 และรุ่นที่ใหม่กว่า

รายการ AutoText เรียกว่า Building Block ใน Word 2010 และเวอร์ชันที่ใหม่กว่า ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อสร้างรายการ AutoText:

  1. เลือกข้อความที่คุณต้องการเพิ่มลงในแกลเลอรี AutoText ของคุณ
  2. คลิกแท็บ แทรก
  3. ในกลุ่มข้อความให้คลิกปุ่ม Quick Parts
  4. วางตัวชี้เมาส์ไว้เหนือ AutoText ในเมนูรองที่เปิดขึ้นให้คลิก บันทึกรายการที่เลือกลงในแกลเลอรี AutoText ที่ด้านล่างของเมนู
  5. กรอกข้อมูลในฟิลด์ในกล่องโต้ตอบสร้างการสร้างใหม่ (ดูด้านล่าง)
  6. คลิก ตกลง

* ช่องในกล่องโต้ตอบ Create New Building Block คือ:

การใช้ทางลัดไปยัง Auto Text Entry

ในบทแนะนำของเราเราจะเพิ่มทางลัดไปยังรายการข้อความอัตโนมัติ "ที่อยู่" ที่เราสร้างขึ้นเอง เราจะเริ่มด้วยการเปิดเอกสาร Word ใหม่ (คุณยังสามารถเปิดเอกสารที่มีอยู่แล้ว)

จากนั้นเราจะไปที่ "File" จากนั้นคลิกที่ "Options" จากนั้นคลิกที่ "Word Options" จะมีช่องป๊อปอัพปรากฏขึ้น คลิกที่ตัวเลือก "กำหนด Ribbon" จากนั้นเลือกปุ่ม "กำหนดค่า" ที่อยู่ติดกับแป้นพิมพ์ลัด

เมนู Customize Keyboard จะปรากฏขึ้น ในเมนูหมวดหมู่ให้เลื่อนลงไปที่บล็อกสิ่งปลูกสร้างและเลือก ทางด้านขวาคุณจะเห็นตัวเลือก Building Blocks ทั้งหมดที่มีให้คุณ เลื่อนและเลือกรายการข้อความอัตโนมัติที่คุณจะใช้ทางลัดไป (ในกรณีของเรานั่นคือ "ที่อยู่")

คลิก "ที่อยู่" และไปที่ปุ่มกดปุ่มทางลัดใหม่ใต้รายการป้อนข้อความอัตโนมัติ นี่คือที่ที่เราจะพิมพ์แป้นพิมพ์ลัดที่เราต้องการนำไปใช้กับ "ที่อยู่" ถ้าแป้นพิมพ์ลัดถูกใช้โดยการป้อนข้อความอัตโนมัติอื่นจะปรากฏขึ้นใต้ช่อง Current Keys ทางด้านซ้ายถัดจาก "กำหนดในปัจจุบัน ไป "(หากต้องการคุณสามารถกำหนดแป้นพิมพ์ลัดใหม่ได้ในขณะนี้)

เราใช้ แป้นพิมพ์ลัด "Alt + Ctrl + A" สำหรับรายการที่อยู่ "Auto Text" ของเรา ขั้นตอนต่อไปสิ่งที่เราต้องทำก็คือคลิกกำหนดและปิด ซึ่งจะทำให้เรากลับไปที่กล่องเมนูตัวเลือกคำซึ่งตอนนี้เราสามารถปิดได้

แค่นั้นแหละ! ตอนนี้เมื่อเราคลิก "Alt + Ctrl + A" รายการข้อความอัตโนมัติ "ที่อยู่" จะปรากฏในเอกสาร Word ของเรา

กำหนดทางลัด

หากคุณตัดสินใจที่จะกำหนดแป้นพิมพ์ลัดใหม่ให้กับรายการข้อความอัตโนมัติสิ่งที่คุณต้องทำคือคลิกตัวเลือกที่กำหนดให้กับปัจจุบันและในหน้าต่างป๊อปอัปที่เป็นผลลัพธ์คุณจะกำหนดทางลัดโดยการกดปุ่มที่คุณต้องการ