บันทึกใน Excel โดยใช้คีย์ลัด

ประหยัดเร็วประหยัดบ่อยๆ!

คุณได้ใส่ผลงานจำนวนมากลงในสเปรดชีต Excel แล้ว อย่าปล่อยให้มันลื่นเพราะคุณลืมที่จะบันทึก! ใช้เคล็ดลับเหล่านี้เพื่อให้งานของคุณปลอดภัยและบันทึกไว้ในครั้งต่อไปที่คุณต้องการไฟล์

Excel Save ปุ่มลัด

นอกเหนือจากการบันทึกแฟ้ม สมุดงาน โดยใช้ตัวเลือกบันทึกที่อยู่ในเมนูไฟล์หรือไอคอนบันทึกในแถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วน Excel มีตัวเลือกในการบันทึกโดยใช้คีย์ลัดบนแป้นพิมพ์

ชุดค่าผสมที่สำคัญสำหรับทางลัดนี้คือ:

Ctrl + S

• หากไฟล์ได้รับการบันทึกไว้ก่อนหน้าตัวชี้เมาส์จะเปลี่ยนเป็นไอคอนกระจกนาฬิกาในขณะที่บันทึกจะเกิดขึ้น
• ถ้ามีการบันทึกสมุดงานเป็นครั้งแรก กล่องโต้ตอบ บันทึกเป็นจะเปิดขึ้น

บันทึกครั้งแรก

เมื่อไฟล์ถูกบันทึกเป็นครั้งแรกข้อมูลสองชิ้นต้องระบุไว้ในกล่องโต้ตอบบันทึกเป็น:

• ชื่อของไฟล์ (ไม่เกิน 255 อักขระรวมทั้งช่องว่าง)
• ตำแหน่ง (โฟลเดอร์) ที่ไฟล์จะถูกเก็บไว้

บันทึกบ่อยๆ

เนื่องจากการใช้ แป้น พิมพ์ลัด Ctrl + S เป็นวิธีที่ง่ายในการบันทึกข้อมูลขอแนะนำให้บันทึกบ่อยๆอย่างน้อยทุกๆห้านาทีเพื่อหลีกเลี่ยงการสูญหายของข้อมูลในกรณีที่เกิดความผิดพลาดของคอมพิวเตอร์

ปักหมุดบันทึกตำแหน่ง

ตั้งแต่ Excel 2013 คุณสามารถใช้ตำแหน่งที่บันทึกไว้บ่อยๆใน Save As ได้

การทำเช่นนี้ทำให้ตำแหน่งสามารถเข้าถึงได้ที่ด้านบนของรายการโฟลเดอร์ล่าสุด ไม่ จำกัด จำนวนสถานที่ที่สามารถตรึงไว้ได้

ในการตรึงตำแหน่งบันทึก:

1. คลิกที่ ไฟล์> บันทึกเป็น
2. ในหน้าต่างบันทึกเป็นให้วางตัวชี้เมาส์ไว้บนตำแหน่งที่ต้องการตามโฟลเดอร์ล่าสุด
3. ที่ด้านขวาสุดของหน้าจอจะมีภาพแนวนอนขนาดเล็กของหมุดดันปรากฏขึ้นสำหรับตำแหน่งนั้น
4. คลิกที่ หมุด สำหรับตำแหน่งนั้น ภาพจะเปลี่ยนเป็นภาพแนวตั้งของพินพ็อดซึ่งบ่งบอกตำแหน่งที่ตั้งนี้ถูกตรึงไว้ที่ด้านบนสุดของรายการโฟลเดอร์ล่าสุด
5. หากต้องการเลิกตรึงตำแหน่งคลิกที่รูปหมุดแนวตั้งอีกครั้งเพื่อเปลี่ยนกลับเป็น PIN แนวนอน

บันทึกไฟล์ Excel ในรูปแบบ PDF

หนึ่งในคุณสมบัติที่ถูกนำมาใช้ครั้งแรกใน Excel 2010 คือความสามารถในการแปลงหรือบันทึกไฟล์สเปรดชีต Excel ในรูปแบบ PDF

ไฟล์ PDF (Portable Document Format) ช่วยให้ผู้อื่นสามารถดูเอกสารได้โดยไม่ต้องใช้โปรแกรมต้นฉบับเช่น Excel ซึ่งติดตั้งไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์

แต่ผู้ใช้สามารถเปิดไฟล์ด้วยโปรแกรมอ่าน PDF ฟรีเช่น Adobe Acrobat Reader

ไฟล์ PDF ช่วยให้คุณสามารถดูข้อมูลสเปรดชีตได้โดยไม่ต้องให้โอกาสในการเปลี่ยนแปลง

บันทึกแผ่นงานที่ใช้งานอยู่ในรูปแบบ PDF

เมื่อบันทึกไฟล์ในรูปแบบ PDF จะมีการบันทึกเฉพาะแผ่นงานปัจจุบันหรือแผ่นงานที่ ใช้งานอยู่ นั่นคือแผ่นงานบนหน้าจอ

ขั้นตอนในการบันทึกแผ่นงาน Excel ในรูปแบบ PDF โดยใช้ตัวเลือก Save as file type ของ Excel คือ:

1. คลิกแท็บ ไฟล์ ของ ริบบิ้น เพื่อดูตัวเลือกเมนูที่มีอยู่
2. คลิกที่ Save As เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ Save As
3. เลือกตำแหน่งสำหรับบันทึกไฟล์ภายใต้บรรทัดบันทึกในที่ด้านบนของกล่องโต้ตอบ
4. พิมพ์ชื่อของแฟ้มภายใต้บรรทัด ชื่อแฟ้ม ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบ
5. คลิกที่ลูกศรลงที่ส่วนท้ายของ บันทึกเป็นชนิดที่ บรรทัดด้านล่างของกล่องโต้ตอบเพื่อเปิดเมนูแบบเลื่อนลง
6. เลื่อนดูรายการเพื่อค้นหาและคลิกที่ตัวเลือก PDF (* .pdf) เพื่อให้ปรากฏในบรรทัด บันทึกเป็นประเภท ของกล่องโต้ตอบ
7. คลิก บันทึก เพื่อบันทึกไฟล์ในรูปแบบ PDF และปิดกล่องโต้ตอบ

บันทึกหลายหน้าหรือสมุดงานทั้งหมดในรูปแบบ PDF

ตามที่ระบุไว้ตัวเลือก Save As เริ่มต้นจะบันทึกเฉพาะแผ่นงานปัจจุบันในรูปแบบ PDF เท่านั้น

มีสองวิธีในการเปลี่ยนบันทึกแผ่นงานหลายแผ่นหรือสมุดงานทั้งหมดในรูปแบบ PDF:

1. หากต้องการบันทึกหลายหน้าในสมุดงานให้ไฮไลต์แท็บแผ่นงานเหล่านั้นก่อนที่จะบันทึกไฟล์ เฉพาะแผ่นงานเหล่านี้จะถูกบันทึกไว้ในไฟล์ PDF
2. เมื่อต้องการบันทึกสมุดงานทั้งหมด:
   • เน้น แท็บแผ่นงานทั้งหมด
   • เปิด ตัวเลือก ในกล่องโต้ตอบบันทึกเป็น

หมายเหตุ : ปุ่มตัวเลือกจะปรากฏเฉพาะเมื่อเปลี่ยนรูปแบบไฟล์เป็น PDF (* .pdf) ในกล่องโต้ตอบบันทึกเป็น ช่วยให้คุณมีตัวเลือกต่างๆเกี่ยวกับข้อมูลและข้อมูลที่บันทึกไว้ในรูปแบบ PDF

1. คลิกที่ตัวเลือก PDF (* .pdf) เพื่อให้ปุ่มตัวเลือกปรากฏในบรรทัดบันทึกเป็นชนิดของกล่องโต้ตอบ
2. คลิกที่ปุ่มเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ ตัวเลือก
3. เลือก สมุดงานทั้งหมด ในส่วนเผยแพร่สิ่ง;
4. คลิก ตกลง เพื่อกลับไปที่กล่องโต้ตอบบันทึกเป็น