วิธีการหาค่าที่ใหญ่ที่สุดในฐานข้อมูล Excel หรือรายการ

01 จาก 04

ภาพรวมคุณลักษณะ Excel SUBTOTAL

ค้นหาค่าที่ใหญ่ที่สุดด้วยคุณลักษณะย่อยของ Excel 2007

คุณลักษณะ Subtotal ของ Excel ทำงานโดยการแทรก ฟังก์ชัน SUBTOTAL ลงใน ฐานข้อมูล หรือรายการข้อมูลที่เกี่ยวข้อง การใช้คุณลักษณะ Subtotal ทำให้การค้นหาและการดึงข้อมูลเฉพาะจากตารางข้อมูลขนาดใหญ่ทำได้ง่ายและรวดเร็ว

แม้ว่าจะเรียกว่า "คุณลักษณะย่อยรวม" แต่คุณจะไม่ จำกัด เฉพาะการค้นหาผลรวมหรือจำนวนทั้งหมดสำหรับแถวที่เลือกของข้อมูล นอกจากยอดรวมคุณยังสามารถหาค่าที่ใหญ่ที่สุดสำหรับแต่ละส่วนย่อยของฐานข้อมูล

บทแนะนำทีละขั้นตอนนี้รวมถึงตัวอย่างการหายอดขายสูงสุดสำหรับแต่ละพื้นที่การขาย

ขั้นตอนในบทแนะนำนี้ ได้แก่

1. ป้อนข้อมูลบทแนะนำ
2. การจัดเรียงตัวอย่างข้อมูล
3. การหาค่าที่ใหญ่ที่สุด

02 จาก 04

ป้อนข้อมูลบทแนะนำย่อย

หมายเหตุ: หากต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับคำแนะนำเหล่านี้โปรดดูภาพด้านบน

ขั้นตอนแรกในการใช้คุณลักษณะย่อยข้อมูลย่อยใน Excel คือการป้อน ข้อมูล ลงใน แผ่นงาน

เมื่อทำเช่นนั้นโปรดคำนึงถึงประเด็นต่อไปนี้:

• สิ่งสำคัญคือต้องป้อนข้อมูลอย่างถูกต้อง ข้อผิดพลาดที่เกิดจากการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องเป็นสาเหตุของปัญหามากมายที่เกี่ยวข้องกับการจัดการข้อมูล
  
• ปล่อยให้ไม่มี แถว หรือคอลัมน์ที่ว่างเปล่าเมื่อป้อนข้อมูล ซึ่งรวมถึง ไม่ได้ เว้นแถวว่างระหว่างส่วนหัวของคอลัมน์และแถวแรกของข้อมูล

สำหรับบทแนะนำนี้

ป้อนข้อมูลลงในเซลล์ A1 ถึง D12 ตามที่เห็นในภาพด้านบน สำหรับผู้ที่ไม่รู้สึกว่ากำลังพิมพ์ข้อมูลคำแนะนำในการคัดลอกลงใน Excel สามารถดูได้ที่ลิงค์นี้

03 จาก 04

การเรียงลำดับข้อมูล

หมายเหตุ: หากต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับคำแนะนำเหล่านี้โปรดดูภาพด้านบน คลิกที่รูปภาพเพื่อขยายใหญ่ขึ้น

ก่อนที่ข้อมูลย่อยจะถูกนำมาใช้ข้อมูลของคุณต้องถูกจัดกลุ่มตามคอลัมน์ข้อมูลที่คุณต้องการดึงข้อมูล

การจัดกลุ่มนี้ทำโดยใช้ คุณลักษณะการจัดเรียง ของ Excel

ในบทแนะนำนี้เราต้องการหาจำนวนคำสั่งซื้อสูงสุดต่อพื้นที่การขายดังนั้นข้อมูลจะต้องเรียงลำดับตามส่วนหัวคอลัมน์ Region

การจัดเรียงข้อมูลตามเขตการขาย

1. ลากเซลล์ที่เลือก A2 ถึง D12 เพื่อไฮไลต์ อย่าลืมใส่ชื่อในแถวหนึ่งไว้ในรายการที่คุณเลือก
   
2. คลิกแท็บข้อมูลของ ริบบิ้น
   
3. คลิกที่ปุ่มจัดเรียงที่อยู่ตรงกลางของข้อมูลริบบิ้นเพื่อเปิด กล่องโต้ตอบ เรียง
   
4. เลือก จัดเรียงตาม ภูมิภาคจากรายการแบบเลื่อนลงใต้หัวข้อ คอลัมน์ ในกล่องโต้ตอบ
   
5. ตรวจสอบว่า มีการเลือกส่วนข้อมูลของฉันไว้ที่ มุมบนขวาของกล่องโต้ตอบ
   
6. คลิกตกลง
   
7. ข้อมูลในเซลล์ A3 ถึง D12 ควรจัดเรียงตามลำดับตัวอักษรตาม เขต คอลัมน์ที่สอง ข้อมูลสำหรับสามตัวแทนฝ่ายขายจากภาคตะวันออกควรได้รับการระบุไว้เป็นอันดับแรกตามด้วยทิศเหนือทิศใต้และทิศตะวันตกเฉียงเหนือ

04 จาก 04

การหาค่าที่ใหญ่ที่สุดโดยใช้ Subtotals

หมายเหตุ: หากต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับคำแนะนำเหล่านี้โปรดดูภาพด้านบน

ในขั้นตอนนี้เราจะใช้คุณลักษณะ Subtotal เพื่อหาจำนวนยอดขายสูงสุดต่อพื้นที่ หากต้องการหาค่าสูงสุดหรือใหญ่ที่สุดคุณลักษณะ Subtotal จะใช้ฟังก์ชัน MAX

สำหรับบทแนะนำนี้:

1. ลากข้อมูลในเซลล์ A2 ถึง D12 เพื่อไฮไลต์
   
2. คลิกแท็บข้อมูลของริบบิ้น
   
3. คลิกปุ่ม Subtotal เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ Subtotal
   
4. สำหรับตัวเลือกแรกในกล่องโต้ตอบ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงใน: เลือก Region จากรายการแบบเลื่อนลง
   
5. สำหรับตัวเลือกที่สองในกล่องโต้ตอบ ใช้ฟังก์ชัน: เลือก MAX จากรายการแบบเลื่อนลง
   
6. สำหรับตัวเลือกที่สามในกล่องโต้ตอบ เพิ่มผลรวมย่อยเพื่อ: เลือกปิด ยอดขายทั้งหมด จากรายการตัวเลือกที่แสดงในหน้าต่างเท่านั้น
   
7. สำหรับช่องทำเครื่องหมายสามช่องที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบให้ทำเครื่องหมายที่ช่อง
   
   แทนที่ผลรวมย่อยในปัจจุบัน
   ข้อมูลสรุปด้านล่าง
   
8. คลิกตกลง
   
9. ตารางข้อมูลควรรวมยอดขายสูงสุดสำหรับแต่ละภูมิภาค (แถว 6, 9, 12 และ 16) รวมทั้ง Grand Max (ยอดขายสูงสุดสำหรับทุกภูมิภาค) ในแถวที่ 17 ควรตรงกับภาพที่ ด้านบนสุดของบทแนะนำนี้