วิธีการสร้างรายการข้อมูลใน Excel 2003

01 จาก 08

การจัดการข้อมูลใน Excel

ในบางครั้งเราจำเป็นต้องติดตามข้อมูล อาจเป็นรายการหมายเลขโทรศัพท์ส่วนตัวรายชื่อผู้ติดต่อสำหรับสมาชิกขององค์กรหรือทีมหรือชุดเหรียญบัตรหรือหนังสือ

ข้อมูลใดก็ตามที่คุณมี สเปรดชีต เช่น Excel เป็นที่เก็บข้อมูลได้ดี Excel ได้สร้างเครื่องมือเพื่อช่วยคุณในการติดตามข้อมูลและหาข้อมูลเฉพาะเมื่อคุณต้องการ รวมทั้งมี คอลัมน์ นับร้อยและแถวหลายพันแถวกระดาษคำนวณ Excel สามารถเก็บ ข้อมูล จำนวนมหาศาลได้

Excel ยังใช้งานง่ายกว่าโปรแกรมฐานข้อมูลเต็มรูปแบบเช่น Microsoft Access คุณสามารถป้อนข้อมูลลงในสเปรดชีตได้อย่างง่ายดายและด้วยการคลิกเมาส์เพียงไม่กี่ครั้งคุณสามารถจัดเรียงข้อมูลและค้นหาสิ่งที่คุณต้องการได้

02 จาก 08

การสร้างตารางและรายการ

รูปแบบพื้นฐานสำหรับการจัดเก็บข้อมูลใน Excel คือตาราง ในตารางข้อมูลจะถูกป้อนลงในแถว แต่ละแถวเรียกว่า เร็กคอร์ด

เมื่อสร้างตารางแล้วเครื่องมือข้อมูลของ Excel สามารถใช้เพื่อค้นหาจัดเรียงและกรองระเบียนเพื่อหาข้อมูลเฉพาะ

แม้ว่าจะมีหลายวิธีที่คุณสามารถใช้เครื่องมือข้อมูลเหล่านี้ใน Excel วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำเช่นนี้คือการสร้างสิ่งที่เรียกว่า รายการ จากข้อมูลในตาราง

03 จาก 08

ป้อนข้อมูลอย่างถูกต้อง

ขั้นตอนแรกในการสร้างตารางคือการป้อนข้อมูล เมื่อทำเช่นนั้นเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้มั่นใจว่าได้รับการป้อนอย่างถูกต้อง

ข้อผิดพลาดเกี่ยวกับข้อมูลที่เกิดจากการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องเป็นสาเหตุของปัญหามากมายที่เกี่ยวข้องกับการจัดการข้อมูล หากข้อมูลถูกป้อนอย่างถูกต้องในตอนต้นโปรแกรมมีแนวโน้มที่จะให้ผลลัพธ์ที่คุณต้องการ

04 จาก 08

แถวเป็นระเบียน

ดังกล่าวแล้วแถวของข้อมูลเรียกว่าระเบียน เมื่อป้อนข้อมูลให้ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ต่อไปนี้:

• อย่าปล่อยแถวว่างไว้ในตารางที่สร้างขึ้นโดยไม่อยู่ระหว่างหัวเรื่องและแถวแรกของข้อมูล
  
• ระเบียนสามารถมีข้อมูลเกี่ยวกับรายการที่เฉพาะเจาะจงได้เพียงรายการเดียวเท่านั้น
  
• ระเบียนต้องมีข้อมูลทั้งหมดในรายการเกี่ยวกับรายการนั้น ไม่สามารถมีข้อมูลเกี่ยวกับรายการในมากกว่าหนึ่งแถว
  
• ในการสร้างรายการตารางข้อมูลต้องมีอย่างน้อยสองระเบียนข้อมูล

05 จาก 08

คอลัมน์เป็นฟิลด์

แม้ว่าแถวในตารางจะเรียกว่าเป็นระเบียนคอลัมน์จะเรียกว่า ฟิลด์ แต่ละคอลัมน์ต้องการหัวเรื่องเพื่อระบุข้อมูลที่มีอยู่ หัวเรื่องเหล่านี้เรียกว่าชื่อฟิลด์

• ชื่อฟิลด์ถูกใช้เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลสำหรับแต่ละระเบียนถูกป้อนในลำดับเดียวกัน
  
• ตรวจสอบว่าได้ป้อนข้อมูลทั้งหมดในคอลัมน์โดยใช้รูปแบบเดียวกัน ถ้าคุณเริ่มต้นป้อนตัวเลขเป็นตัวเลข (เช่น 10 หรือ 20) ให้มันขึ้น อย่าเปลี่ยนบางส่วนและเริ่มป้อนตัวเลขเป็นคำ (เช่นสิบหรือยี่สิบ) คงเส้นคงวา.
  
• ปล่อยให้ไม่มีคอลัมน์เปล่าในตาราง
  
• ในการสร้างรายการตารางต้องมีความยาวอย่างน้อยสองคอลัมน์

06 จาก 08

การสร้างรายการ

เมื่อป้อนข้อมูลลงในตารางแล้วจะสามารถแปลงเป็น รายการ ได้ โดย:

1. เลือก เซลล์ ใดก็ได้ในตาราง
   
2. เลือก รายการ> สร้างรายการ จากเมนูเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ สร้างรายการ
   
3. กล่องโต้ตอบจะแสดงช่วงของเซลล์ที่จะรวมอยู่ในรายการ ถ้าตารางถูกสร้างอย่างถูกต้อง Excel จะเลือก ช่วงที่ ถูกต้อง
   
4. หากการเลือกช่วงถูกต้องให้คลิก ตกลง

07 จาก 08

ถ้าช่วงรายการไม่ถูกต้อง

ถ้าโดยบางโอกาสช่วงที่แสดงในกล่องโต้ตอบ สร้างรายการ ไม่ถูกต้องคุณจะต้องเลือกช่วงของเซลล์ที่จะใช้ในรายการ

โดย:

1. คลิกที่ปุ่ม Return ในกล่องโต้ตอบ Create List เพื่อกลับไปยังเวิร์กชีท
   
2. กล่องโต้ตอบ สร้างรายการ จะหดตัวลงในกล่องเล็ก ๆ และช่วงของเซลล์ในปัจจุบันสามารถมองเห็นได้จากแผ่นงานที่ล้อมรอบด้วยมดเดินขบวน
   
3. ลากเมาส์ด้วยเมาส์เพื่อเลือกช่วงของเซลล์ที่ถูกต้อง
   
4. คลิกที่ปุ่ม Return ในกล่องโต้ตอบ Create List ขนาดเล็กเพื่อกลับไปยังขนาดปกติ
   
5. คลิก ตกลง เพื่อเสร็จสิ้นรายการ

08 ใน 08

รายการ

เมื่อสร้างแล้ว,

• รายการจะมีเส้นขอบสีเข้มอยู่รอบ ๆ
  
• จะมีลูกศรชี้ลงข้างชื่อฟิลด์แต่ละฟิลด์ที่เปิดเมนูแบบเลื่อนลงเมื่อคลิกที่
  
• เมนูแบบเลื่อนลงมีตัวเลือกสำหรับการเรียงลำดับรายการตามชื่อเขตข้อมูลใด ๆ และสำหรับการค้นหารายการสำหรับระเบียนที่ตรงกับเกณฑ์บางอย่าง
  
• แถวล่างสุดของรายการมีแถวที่ว่างเปล่าที่มีเครื่องหมายดอกจัน คุณสามารถเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมลงในรายการโดยใช้แถวใหม่นี้