แบบฟอร์มบันทึกข้อมูล Excel 2003

01 จาก 08

การใช้แบบฟอร์มสำหรับการป้อนข้อมูลใน Excel

การใช้รูปแบบการป้อน ข้อมูลของ Excel เป็นวิธีที่ง่ายและรวดเร็วในการป้อน ข้อมูล ลงใน ฐานข้อมูล Excel

การใช้แบบฟอร์มช่วยให้คุณสามารถ:

• เริ่ม ตาราง ฐานข้อมูลใหม่หรือเพิ่ม ระเบียน ใหม่ลงใน ตาราง ที่มีอยู่
• เลื่อนดูระเบียนข้อมูลทีละรายการ
• ค้นหาระเบียนที่มีข้อมูลเฉพาะ
• แก้ไขหรือลบระเบียนแต่ละรายการถ้าจำเป็น

ดูบทแนะนำที่เกี่ยวข้อง: แบบฟอร์มการป้อนข้อมูล Excel 2010/2007

02 จาก 08

การเพิ่มชื่อฟิลด์ฐานข้อมูล

ตามที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ทั้งหมดที่เราต้องทำเพื่อใช้แบบฟอร์มการป้อนข้อมูลใน Excel คือการให้ส่วนหัวของ คอลัมน์ หรือ ชื่อเขตข้อมูล ที่จะใช้ในฐานข้อมูลของเรา

วิธีที่ง่ายที่สุดในการเพิ่มชื่อฟิลด์ลงในฟอร์มคือพิมพ์ลงใน เซลล์ ใน แผ่นงาน ของคุณ คุณสามารถใส่ชื่อฟิลด์ได้ถึง 32 ชื่อในแบบฟอร์ม

ป้อนส่วนหัวต่อไปนี้ลงในเซลล์ A1 ถึง E1:

รหัสนักศึกษา
นามสกุล
แรกเริ่ม
อายุ
โครงการ

03 จาก 08

การเปิดแบบฟอร์มการป้อนข้อมูล

หมายเหตุ: สำหรับความช่วยเหลือเกี่ยวกับตัวอย่างนี้โปรดดูภาพด้านบน

1. คลิกที่เซลล์ A2 เพื่อให้ เซลล์ที่ใช้งานอยู่
2. คลิกที่ Data> Form ในเมนู
3. การเปิดฟอร์มจะนำกล่องข้อความจาก Excel ขึ้นมาเป็นครั้งแรกซึ่งมีหลายตัวเลือกที่เกี่ยวข้องกับการเพิ่มหัวเรื่องลงในแบบฟอร์ม
4. เนื่องจากเราได้พิมพ์ชื่อฟิลด์ที่เราต้องการใช้เป็นส่วนหัวทั้งหมดที่เราต้องทำคือ คลิกตกลง ในกล่องข้อความ
5. แบบฟอร์มที่มีชื่อฟิลด์ทั้งหมดควรปรากฏบนหน้าจอ

04 จาก 08

การเพิ่มระเบียนข้อมูลด้วยแบบฟอร์ม

หมายเหตุ: สำหรับความช่วยเหลือเกี่ยวกับตัวอย่างนี้โปรดดูภาพด้านบน

เมื่อส่วนหัวข้อมูลได้รับการเพิ่มลงในแบบฟอร์มการเพิ่มระเบียนลงในฐานข้อมูลเป็นเพียงเรื่องของการพิมพ์ข้อมูลตามลำดับที่ถูกต้องลงในฟิลด์ของฟอร์ม

ตัวอย่างบันทึก

เพิ่มระเบียนต่อไปนี้ลงในฐานข้อมูลโดยป้อนข้อมูลลงในฟิลด์ฟอร์มถัดจากหัวเรื่องที่ถูกต้อง คลิกปุ่ม ใหม่ หลังจากป้อนระเบียนแรกเพื่อล้างเขตข้อมูลสำหรับระเบียนที่สอง

1. StudentID : SA267-567
   นามสกุล : Jones
   เริ่มต้น : B
   อายุ : 21
   หลักสูตร : ภาษา
   
   StudentID : SA267-211
   นามสกุล : Williams
   Initial : J.
   อายุ : 19
   หลักสูตร : วิทยาศาสตร์

เคล็ดลับ: เมื่อป้อนข้อมูลที่คล้ายกันมากเช่นหมายเลขประจำตัวนักเรียน (เฉพาะตัวเลขหลังเครื่องหมายขีดแตกต่างกัน) ให้ใช้สำเนาและวางเพื่อเพิ่มความเร็วและทำให้การป้อนข้อมูลง่ายขึ้น

05 จาก 08

การเพิ่มระเบียนข้อมูลด้วยแบบฟอร์ม (ต่อ)

หมายเหตุ: สำหรับความช่วยเหลือเกี่ยวกับตัวอย่างนี้โปรดดูภาพด้านบน

เมื่อต้องการเพิ่มระเบียนที่เหลือลงในฐานข้อมูลบทแนะนำให้ใช้แบบฟอร์มเพื่อป้อนข้อมูลที่เหลือทั้งหมดในภาพด้านบนลงในเซลล์ A4 ถึง E11

06 จาก 08

การใช้เครื่องมือข้อมูลของฟอร์ม

หมายเหตุ: สำหรับความช่วยเหลือเกี่ยวกับตัวอย่างนี้โปรดดูภาพด้านบน

ปัญหาใหญ่ ๆ เกี่ยวกับฐานข้อมูลคือการรักษาความสมบูรณ์ของข้อมูลเนื่องจากไฟล์เติบโตขึ้น นี้ต้องการ:

• แก้ไขข้อผิดพลาดของข้อมูลหรืออัปเดตข้อมูลแต่ละระเบียน
• ลบเร็กคอร์ดที่ล้าสมัยหรือซ้ำซ้อน

แบบฟอร์มการป้อนข้อมูลมีเครื่องมือหลายอย่างอยู่ทางด้านขวามือซึ่งทำให้สามารถค้นหาและแก้ไขหรือลบระเบียนจากฐานข้อมูลได้ง่าย

เครื่องมือเหล่านี้คือ:

• ปุ่ม ค้นหาก่อนหน้า และ ค้นหาถัดไป - เหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถเลื่อนไปข้างหน้าและย้อนกลับไปยังฐานข้อมูลหนึ่งระเบียนในแต่ละครั้ง
• ปุ่ม ลบ - ใช้เพื่อลบระเบียนจากฐานข้อมูล
• ปุ่ม Restore - สามารถใช้ปุ่มนี้เพื่อยกเลิกการเปลี่ยนแปลงของระเบียนที่กำลังแก้ไขได้ บางครั้งเราทำการเปลี่ยนแปลงที่ไม่ถูกต้องในการบันทึกหรือแก้ไขบันทึกที่ไม่ถูกต้องทั้งหมด ถ้าใช่ปุ่ม restore สามารถใช้เพื่อยกเลิกการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นได้
• หมายเหตุ: ปุ่มคืนค่าจะทำงานได้ตราบเท่าที่มีระเบียนอยู่ในฟอร์ม ทันทีที่คุณเข้าถึงระเบียนอื่นหรือปิดแบบฟอร์มปุ่มการเรียกคืนจะไม่ใช้งาน
• ปุ่ม เกณฑ์ อนุญาตให้คุณสามารถค้นหาฐานข้อมูลสำหรับบันทึกตามเกณฑ์ที่เฉพาะเจาะจงเช่นชื่ออายุหรือโปรแกรม ตัวอย่างของการใช้ปุ่ม เกณฑ์ จะอยู่ใน ขั้นตอนต่อไป ของบทแนะนำ

07 จาก 08

การค้นหาระเบียนโดยใช้ชื่อฟิลด์เดียว

ปุ่ม เกณฑ์ อนุญาตให้คุณค้นหาฐานข้อมูลสำหรับระเบียนโดยใช้ชื่อฟิลด์อย่างน้อยหนึ่งชื่อเช่นชื่ออายุหรือโปรแกรม

หมายเหตุ: สำหรับความช่วยเหลือเกี่ยวกับตัวอย่างนี้โปรดดูภาพด้านบน

1. คลิกที่ปุ่ม เกณฑ์ ในแบบฟอร์ม
2. คลิกที่ปุ่ม เกณฑ์ จะลบเขตข้อมูลฟอร์มทั้งหมด แต่จะไม่ลบ ข้อมูล ใด ๆ ออกจากฐานข้อมูล
3. คลิกที่ฟิลด์ Program (โปรแกรม) และพิมพ์ Arts (ศิลปะ) ตามที่เราต้องการค้นหาสำหรับนักเรียนทุกคนที่ลงทะเบียนเรียนในหลักสูตร Arts ที่วิทยาลัย
4. คลิกปุ่ม ค้นหาถัดไป บันทึกสำหรับ H. Thompson ควรปรากฏในแบบฟอร์มที่เธอลงทะเบียนเรียนในโครงการ Arts
5. คลิกปุ่ม ค้นหาต่อไป เป็นครั้งที่สองและสามและบันทึกสำหรับ J. Graham และ W. Henderson จะปรากฏขึ้นทีละรายการตามที่พวกเขายังลงทะเบียนเรียนในโครงการ Arts

ขั้นตอนต่อไปของบทแนะนำประกอบด้วยตัวอย่างการค้นหาระเบียนที่ตรงกับเกณฑ์หลายเกณฑ์

08 ใน 08

การค้นหาระเบียนที่ใช้ชื่อฟิลด์หลายรายการ

ปุ่ม เกณฑ์ อนุญาตให้คุณค้นหาฐานข้อมูลสำหรับระเบียนโดยใช้ชื่อฟิลด์อย่างน้อยหนึ่งชื่อเช่นชื่ออายุหรือโปรแกรม

หมายเหตุ: สำหรับความช่วยเหลือเกี่ยวกับตัวอย่างนี้โปรดดูภาพด้านบน

ในตัวอย่างนี้เราจะค้นหานักเรียนทุกคนที่มีอายุ 18 ปี และ ลงทะเบียนเรียนในหลักสูตรศิลปศาสตร์ที่วิทยาลัย เฉพาะระเบียนที่ตรงกับทั้งสองเกณฑ์ควรปรากฏในแบบฟอร์ม

1. คลิกที่ปุ่ม เกณฑ์ ในแบบฟอร์ม
2. คลิกที่ฟิลด์ อายุ และพิมพ์ 18
3. คลิกที่ฟิลด์ Program (โปรแกรม) และพิมพ์ Arts
4. คลิกปุ่ม ค้นหาถัดไป บันทึกสำหรับ H. Thompson ควรปรากฏในแบบฟอร์มตั้งแต่เธออายุ 18 ปีและลงทะเบียนเรียนในโครงการ Arts
5. คลิกที่ปุ่ม ค้นหาถัดไป เป็นครั้งที่สองและบันทึกสำหรับ J. Graham ควรปรากฏขึ้นเนื่องจากเขาอายุ 18 ปีขึ้นไปและลงทะเบียนเรียนในโครงการ Arts
6. คลิกปุ่ม ค้นหาถัดไป เป็นครั้งที่สามและบันทึกสำหรับ J. Graham ควรยังคงมองเห็นได้เนื่องจากไม่มีบันทึกอื่นที่ตรงกับเกณฑ์ทั้งสอง

บันทึกสำหรับ W. Henderson ไม่ ควรแสดงในตัวอย่างนี้เนื่องจากแม้ว่าเขาจะลงทะเบียนเรียนในโครงการ Arts แต่เขาไม่ได้อายุ 18 ปีดังนั้นเขาจึงไม่ตรงกับเกณฑ์การค้นหา